EXCEL por CÜIC/CRATERS TECLES RÀPIDES BLOQ DESPL: Mou la pantalla sense desplaçar la casella activa F5: Anar a la casella activa desitjada. Opcions per guardar: "Archivo" + "Guardar" Botó dret sobre botó full Accés directe Tecles CTRL + G La tecla Intro permet desplaçar-nos per les caselles seleccionades i SHIFT + INTRO ens desplaça per les caselles a l'inversa. La tecla CTRL + Intro ens permet copiar sobre les caselles seleccionades. Excel per Windows 95 incorpora la utilitat "AUTOCOMPLETAR" que ens permet copiar una paraula en una casella i en tornar a copiar-la en la mateixa columna, aquesta s'escriu automàticament. Per desactivar aquesta opció cal utilitzar del menú "Herramientas" la fitxa "Editar" l'opció "Activar autocomple-tar". Les combinacions CTRL+ Majúscules + ; ens permet introduir ràpidament la data actual en una casella. Les combinacions CTRL+ Majúscules + : ens permet introduir ràpidament l'hora actual en una casella. TREBALLAR AMB FULLS Un llibre d'un full de càlcul està format per una sèrie de fulls, la quantitat de fulls es pot definir en el menú "Herramientas", opció "Opciones", apartat "Gene-ral", opció "Número de hojas en libro nuevo". Per desplaçar-nos per les fulles podem utilitzar els botons de desplaçament de fulls, també podem utilitzar les tecles CTRL+AvPág per activar les fulles anteriors o CTRL+RePág per activar les següents fulles. Es por desplaçar les barra de les fulles per tenir més espai per la presentació de les fulles. Utilitzant el botó dret del ratolí sobre un dels botons de desplaçament de les fulles es podrà accedir a un menú per visualitzar totes les fulles ràpidament. AFEGIR FULLS 1- Menú "Insertar" , opció "Hoja de cálculo". 2- Utilitzar el botó dret del ratolí sobre un dels fulls per accedir al menú de control dels fulls. 3- Utilitzar les tecles Majús+F11. Després d'afegir un full nou, es pot utilitzar la tecla F4 per inserir més fulls. (opció semblant a repetir l'última acció realitzada). ELIMINAR FULLS 1- Seleccionar del menú "Edición", l'opció "Eliminar hoja" 2- Utilitzar el botó dret sobre els fulls per accedir al menú de control dels fulls. 3- Utilitzar les tecles "Majúscules" o "CTRL" per seleccionar varis fulls i utilit-zar les opcions per eliminar-los. CAMBIAR EL NOM DELS FULLS 1- Seleccionar el menú "Formato", el submenú "Hoja", l'opció "Cambiar nombre" 2- fer doble clic sobre el nom del full 3- Utilitzar el botó dret sobre el full per accedir al menú de control dels fulls MOURE FULLS 1- Utilitzar el menú "Edición", l'opció "Mover"o "Copiar hoja" 2- Fer clic sobre l'etiqueta i desplaçar-lo a la nova posició. 3- Es poden seleccionar varis fulls i desplaçar-los COPIAR FULLS 1- Seleccionar el menú "Edición", l'opció "Mover" o "Copiar hoja" i activar la casella "Crear una copia" 2- Fer clic sobre l'etiqueta del full, mantenir apretada la tecla "CTRL" i desplaçar el full al lloc desitjat AMAGAR O VISUALITZAR FULLS 1- Seleccionar el full, utilitzar el menú "Formato", l'opció "Hoja" i escollir les opcions "Mostrar, Ocultar" INSERIR FILES O COLUMNES 1- Seleccionar el menú "Insertar", l'opció "Filas o Columnas". Si s'escullen varies files o columnes, en utilitzar aquesta opció s'inseriran tantes files o columnes com les seleccionades. 2- Prémer el botó de la dreta sobre el número d'una de les files o columna i escollir del menú l'opció "Insertar" També es poden inserir caselles en ves de files o columnes. S'ha d'utilitzar el menú "Insertar" i l'opció "Celdas" ELIMINAR FILES O COLUMNES 1- Seleccionar una fila, un grup d'elles, una columna o varies, utilitzar el menú "Edición" i l'opció "Eliminar" 2- Seleccionar una fila, columna o varies, prémer el botó dret del ratolí i selec-cionar del menú de control l'opció "Eliminar" CANVIAR LA GRANDÀRIA DE COLUMNES Per canviar la grandària de les columnes cal seleccionar primer les columnes desitjades. 1- Desplaçar el canto dret de l'encapçalament de la columna fins a aconseguir la grandària desitjada 2- Utilitzar el menú "Formato", l'opció "Columna" i el comandament "Ancho" 3- Utilitzar el menú "Formato", l'opció "Columna" i el comandament "Ajustar seleccion". Permet ajustar-la automàticament 4- Fer doble clic sobre el marge dret del encapçalament de la columna. Permetent ajustar automàticament la columna 5- Utilitzar el menú "Formato" i l'opció "Columna" i el comandament "Ancho estandar" per definir la grandària de totes les columnes del full. Per modificar l'altura de les columnes es poden utilitzar les mateixes funcions que es poden utilitzar amb el ratolí. Les funcions de menús són les mateixes però utilitzant l'opció "Fila". AMAGAR I VISUALITZAR FILES I COLUMNES És una opció molt útil per amagar determinada informació. 1- Seleccionar les columnes o files i utilitzar el menú "Formato" i escollir l'opció "Filas" o "Columnas" i el comandament "Ocultar" Presentar una columna o fila amagada és bastant difícil, ja que es desconeix la posició de la fila o columna amagada. Per visualitzar les caselles caldrà: 1- Seleccionar totes les columnes i utilitzar el menú "Formato", l'opció "Fila" o "Columna" i el comandament "Mostrar". CASELLES I RANGS Per seleccionar diferents rangs es poden utilitzar les diferents opcions: 1- Utilització del ratolí. 2- Utilització de la tecla F8. 3- Utilitzar el menú "Edición" i l'opció "Ir a". 4- Utilitzar la tecla "CTRL" per seleccionar caselles no adjacents. 5- Utilització de la casella de la pantalla "Seleccionar todo". Opcions per seleccionar varies caselles dels fulls d'un llibre. 1- Seleccionar les caselles d'un full, escollir el següent full i seleccionar les caselles i així successivament fins seleccionar totes les caselles desitjades. 2- Seleccionar un grup de caselles i seleccionar tots els fulls "Majúscules" o uns quants "CTRL" i escollir l'opció desitjada per aconseguir el mateix efecte en totes les caselles dels fulls. SELECCIONS ESPECIALS Per seleccionar varies caselles automàticament que compleixin una determina-da funció. 1- Seleccionar el menú "Edición" i l'opció "Ir a". Dins d'aquest comandament, escollir l'apartat "Especial". En aquest apartat es podran escollir les se-güents caselles: 1- Notas: Selecciona les caselles amb notes (noms incorporats a les caselles). 2- Constantes: Selecciona caselles no buides i sense fórmules 3- Fórmulas: Selecciona caselles amb fórmules. 4- Celdas blanco: Selecciona caselles buides. 5- Región actual: Selecciona un rectangle de caselles al costat de la casella activa. 6- Matriz actual: Selecciona tota la matriu. 7- Diferencias fila: Selecciona i analitza les caselles que són diferents en cada fila. 8- Diferencias col.: Selecciona i analitza les caselles que són diferents en cada columna. 9- Precedentes: Selecciona les caselles en la que es fa referència en la fórmula de la casella activa. 10- Dependientes: Selecciona les caselles amb fórmules que inclouen com referència la casella activa. 11- Última celda: Selecciona la casella que es troba en la part inferior dreta del full. 12- Celdas visibles: Selecciona només les caselles visibles. 13- Objetos: Selecciona els objectes gràfics inserits en el full. NOTES EN LES CASELLES Aquesta opció permet introduir notes, comentaris o sons en una casella o grups de caselles. 1- Seleccionar el menú "Insertar", opció "Notas". 2- Prémer les tecles "Majúscules + F2". COPIAR CASELLES 1- Menú "Edición", opció "Copiar". Copia el rang al porta papers. 2- Menú "Edición", opció "Pegar". Enganxa el contingut del porta papers a la casella desitjada. 3- Utilitzar el botó dret sobre la casella activa i seleccionar "Copiar", "Cortar" i després desplaçar la casella activa a la nova ubicació i prémer el botó dret per seleccionar "Pegar". 4- CTRL+C copia la casella seleccionada. 5- CTRL+V enganxa la el valor a la nova casella. 6- Situar el punter del ratolí sobre el canto dret de la casella, fins que surti una creu negra i desplaçar la casella a les noves caselles, aconseguint copiar ràpidament les fórmules. 7- Per poder desplaçar les caselles amb el ratolí cal activar l'opció del menú "Herramientas" i escollir l'opció "Opciones", activar la fitxa "Editar" i activar el comandament "Permitir arrastrar i colocar". 8- Menú "Edición", opció "Llenar" comandament "LLenar hacia abajo", o "CTRL+J). 9- Menú "Edición", opció "LLenar" comandament "LLenar hacia derecha", o "CTRL+D"). 10- Menú "Edición", opció "LLenar" comandament "LLenar hacia arriba". 11- Menú "Edición", opció "LLenar" comandament "LLenar hacia izquierda". 12- Per copiar caselles a varis full cal seleccionar la casella a copiar, seleccionar els fulls utilitzant "Majúscules" o "CTRL", després cal selec-cionar la casella de destí i utilitzar "Pegar". Això copiarà el contingut a totes els fulls. 13- Menú "Edición", opció "Pegado especial". OPCIONS DEL PEGADO ESPECIAL Fórmules com valors Copiarà només els resultats de les fórmules. Formats de caselles Copiarà els resultats i formats de les caselles. Notes de les caselles Copiarà els resultats i les notes de les caselles. Blancs en enganxar Copiarà les caselles menys les que estan en blanc. Transposar un rang Copiarà els caselles a la nova ubicació, però en sentit invers, les files es copiaran en forma de columnes, i les columnes en forma de files. El comandament "Pegado especial" permet copiar caselles aplicant una ope-ració en les caselles desitjades. 1- Seleccionar la casella a realitzar la operació (Ex. A1=5), utilitzar el comandament "Copiar", després seleccionar les caselles en les quals volem realitzar el càlcul (Ex. A3=2,A4=3). Utilitzar el comandament "Pegado especial" i escollir l'opció "Suma". Automàticament les caselles A3 i A4 tindran els valors de 7 i 8. NOMS A LES CASELLES I RANGS Normativa al introduir noms a les caselles: 1- No poden tenir espais, però si el símbol "_" 2- No poden començar amb números 3- no poden tenir la referència de les caselles 4- No poden tenir símbols 5- Estan limitats a 256 caràcters 6- Poden tenir lletres soles, menys "L" i "C" 1- Utilitzar el menú "Insertar", opció "Nombre", comandament "Definir" 2- Utilitzar les tecles "CTRL+F3" 3- Utilitzar el quadre de la pantalla, per visualitzar els noms o introduir el nom. (Quadre de la esquerra, sobre lletra A de columna) NOMS A LES CASELLES AUTOMÀTICS Permet introduir noms a les caselles seleccionades de forma automàtica, Excel utilitza el text de les columnes per batejar les caselles. 1- Utilitzar el menú "Insertar", opció "Nombre", comandament "Crear" 2- escollir una de les opcions: Fila superior Columna izquierda Fila inferior Columna derecha CREAR TAULA DE NOMS Es pot inserir al full una llista de tots els noms definits amb la ubicació de les caselles corresponents al nom definit (Ex. Quantitat=hoja1!$B$2:$C$2). 1- Menú "Insertar", opció "Nombre", comandament "Pegar", apartat "Pegar lista" ELIMINAR UN NOM 1- Utilitzar el menú "Insertar" opció "Nombre", comandament "Definir", apartat "Eliminar" escollir el nom de rang a eliminar. REDEFINIR NOM Una vegada que el nom està definit, es pot canviar el rang de caselles. 1- Utilitzar el menú "Insertar" opció "Nombre", comandament "Definir", introduir en l'apartat "Se refiere a" la nova ubicació. Per canviar el nom de rang s'ha de crear un rang nou i eliminar l'anterior. INTRODUIR NOMS ALS FULLS Excel permet assignar noms a elements que ni tan sols apareixen en les caselles , es pot assignar un valor determinat a un nom, aconseguint que cada cop que es fa referència a aquell nom, assigni automàticament el seu valor definit. Menú "Insertar" opció "Nombre", comandament "Definir", introduir el nom i introduir un valor en l'apartat "Se refiere a". (Ex. Despeses =12000, cada cop que es farà referència al nom Despeses, es calcularà sobre el valor de 12000). ASSIGNAR NOMS A FÓRMULES Excel permet assignar un nom a una fórmula, això permet assignar el valor que representa la fórmula al nom indicat.. FÓRMULES Una fórmula pot tenir 1024 caràcters de longitud. Les fórmules sempre comen-cen amb el signe "=". És important utilitzar els parèntesis per controlar l'ordre de les operacions, ja que aquestes segueixen una precedència. Els parèntesis permeten evitar la precedència dels operadors imposada per Excel. Es poden anidar parèntesis, és a dir col·locar parèntesis dins d'altres parèntesis. Símbol Operador Precedència "^" Exponenciació 1 "*" Multiplicació 2 "/" Divisió 2 "+" Suma 3 "-" Resta 3 "&" Concatenació (ajuntar caselles) 4 "=" Igual a 5 "<" Menor que 5 ">" Major que 5 Les fórmules es poden introduir manualment o introduir els noms de les case-lles utilitzant les tecles de desplaçament fins a seleccionar les caselles que apareixeran en la fórmula. També es pot utilitzar el ratolí per seleccionar les caselles. ENGANXAR NOMS Si la fórmula utilitza noms de caselles, es pot escriure el nom o seleccionar-lo de la llista de noms. Per inserir els noms de les caselles es pot utilitzar les següents funcions: 1- Introduir el signe "=", utilitzar el menú "Insertar" opció "Nombre", comandament "Pegar", seleccionar el nom, inserir el operador i repetir la mateixa funció fins a aconseguir la fórmula. 2- Utilitzar la mateixa funció, però utilitzant la tecla "F3". 3- Utilitzar la mateixa funció, però utilitzant la casella dels noms. CASELLES EN ALTRES FULLS Les fórmules poden tenir referències a caselles d'altres fulls, inclòs d'altres llibres. Excel utilitza un caràcter especial per aquests casos. Per treballar amb referències d'altres fulls cal utilitzar el següent format: (=Nom del full!direcció casella) =(A1*hoja2!a1) Si el nom del full té un nom definit i aquest conté algun espai, el nom haurà d'anar entre el signe d'apòstrof " ' ". (=a1+'els departaments'A1) La referència d'una casella d'un altre llibre de treball té el següent format: ([Nom llibre]Nomfull!direcció casella) El nom del llibre començarà amb el signe" [ " seguit del nom del full i el signe d'admiració i la referència de la casella. Si el nom del llibre conté algun espai, aquest haurà d'anar entre el signe de l'apòstrof. (=A1+[Ventes]libre1!A1) (=A1+'[Ventes t]full1'!A1) Si el llibre està tancat, s'haurà d'afegir el nom complert de l'arbre de directoris en el que es troba. (=23+'c:\dades\treballs\[Vendes]full1'!A1) REFERENCIES ABSOLUTES I RELATIVES RELATIVES Les referències relatives són les fórmules introduïdes normalment i que en ser copiades o desplaçades a un altre lloc, Excel ajusta les referències a la nova posició. ABSOLUTES La referència absoluta utilitza els símbols "$", un per la columna i l'altre per la fila. A1 Referència relativa $A$1 Referència absoluta $A1 Referència Mixta (La columna és absoluta) A$1 Referència Mixta (La fila és absoluta) Les referències absolutes poden ser copiades sense modificar-se al copiar-se a la nova ubicació. Si la referència es mixta només variarà el valor que sigui relatiu. 1- Després d'introduir el valor de la casella (A1) es pot prémer la tecla "F4" varies vegades per seleccionar el tipus de referència a utilitzar ERRORS EN LES FÒRMULES De vegades en introduir una fórmula Excel pot presentar el símbol "#". Això indica que la fórmula presenta un missatge d'error. 1- Si tota la columna presenta el símbol "#", s'ha d'ampliar la columna. 2- #¡DIV/0! Es produeix quan una fórmula intenta dividir per zero, també quan una fórmula intenta dividir per una casella que està buida. 3- #¿Nombre? Es produeix quan s'intenta utilitzar un nom que Excel no reconeix. 4- #N/A Es produeix quan no hi ha cap valor disponible, aquest valor és útil per assegurar-nos de que no es fa cap referència a una casella en blanc. 5- #¡Nulo! Es produeix quan s'especifica una intersecció de dos rangs que no es creuen. 6- #¡Num! Es produeix quan existeix un problema amb un número, exemple, en especificar un número negatiu quan en realitat s'espera un número positiu. 7- #¡Ref! Es produeix quan es fa referència a una casella que no és vàlida ho ha sigut esborrada. 8- #¡Valor! Es produeix quan s'utilitza un tipus d'argument o operador incorrecta. EDITAR FÓRMULES Sempre es pot crear modificacions en les fórmules per poder-les adaptar a les seves necessitats. 1- Fer doble clic sobre la casella. Edició dins de la pròpia casella 2- Prémer F2. Edició en la pròpia casella 3- Activa la casella que es vol editar i fer doble clic sobre la barra de les fórmules RECALCULAR MANUALMENT O AUTOMÀTICAMENT Si es desitja controlar en quin moment Excel realitzarà els càlculs, cal utilitzar el menú "Herramientas" opció "Opciones", apartat "Calcular", comandament "Automáticamente" o "Manualmente". Si el full utilitza taules de dades, es pot utilitzar l'opció del menú "Herramientas" opció "Opciones", apartat "Calcular", comandament "Automáticamente excepto tablas". Aconseguirà guanyar velocitat en els seus càlculs, ja que les taules poden ser molt lentes a l'hora de realitzar càlculs. 1- Cada vegada que es prem la tecla F9, Excel calcularà les fórmules de tots els llibres oberts 2- En prémer "Majúscules + F9" només es calcularan les fórmules de la fulla activa REFERÈNCIES CIRCULARS Una referència circular es produeix quan una fórmula fa referència al seu propi valor, ja sigui directa o indirectament. (Introduir el casella A3 la següent fórmula =A1+A2+A3) Si es desitja que Excel no presenti aquest missatge d'error cal seleccionar el menú "Herramientas" opció "Opciones", apartat "Calcular", comandament "Iteración". Excel realitzarà el càlcul el número de vegades que ho indiqui l'apartat "Iteraciones máximas" o fins que el valor canviï menys del valor indicat en l'apartat "Cambio máximo". FUNCIONS Les funcions permeten simplificar les fórmules, permeten realitzar càlculs que serien impossibles de realitzar. Excel incorpora més de 300 funcions, però es poden crear funcions pròpies utilitzant el llenguatge de macros VBA. Totes les funcions utilitzen parèntesis, la informació tancada entre els parèntesis rep el nom d'argument. Algunes funcions com ALEATORIO no utilitzen un número entre el parèntesis, però aquest hauran d'estar inclosos. Si la funció utilitza més d'un argument, aquest hauran d'estar separats pel signe ";". Els arguments de les funcions també poden calcular operacions sobre els noms dels rangs. (Ex. =SUMA(Ventes)). Entre els arguments es pot incloure la següent informació: 1- Arguments constants És un valor o una cadena de caràcters 2- Expressions És una fórmula dins d'una fórmula (=RAIZ ((A1^2)+(A2^2))) 3- Funcions Es poden incloure funcions dins de les funcions (=SENO(RADIANES(B9))) Les funcions es poden introduir manualment, o utilitzant l'assistent per les funcions. La utilització de l'assistent de les funcions permet introduir les funcions i els seus arguments de manera semiautomàtica. Per accedir a l'assistent cal utilitzar les següents funcions: 1- Menú "Insertar" opció "Función". 2- Prémer el botó del ratolí sobre la casella de l'assistent. 3- Prémer les tecles "Majúscules + F3". 4- Prémer doble clic sobre la casella que es vol introduir la funció i seleccionar el botó de l'assistent de la barra de les fórmules. EXEMPLES DE FUNCIONS Exemples de funcions de les diferents categories: Funcions matemàtiques 1- CONTAR.SI Aquesta funció permet contar el número de vegades que apareix un valor determinat dins d'un rang. (Ex. CONTAR.SI (B1:B10;"POMES") (Ex. CONTAR.SI (B:B;"POMES") contarà el número de caselles de la B1 fins a la B10 o tota la columna B i apareix la paraula. 2- ENTERO Aquesta funció presenta la part entera (no decimal) d'un número. (=ENTERO(412,23) (412). 3- ALEATORIO Aquesta funció no té arguments, presenta un número aleatori entre 0 i 1. Cal utilitzar la funció "Entero" (=ENTERO(ALEATORIO()*9)) presenta un número entre 0 i 8. (=ENTERO(ALEATORIO()*9)+1) presenta un número entre 1 i 9. 4- NUMERO. ROMANO Aquesta funció converteix un valor numèric en números romans. No existeix cap funció que realitzi el contrari (=NUMERO.ROMANO(1996)) (MCMXCCVI). 5- REDONDEAR Aquesta funció arrodoneix un valor al número especificat. (=REDONDEAR(123,457;1)). 6- REDONDEA.IMPAR Arrodoneix el número al pròxim valor senar (=REDONDEA.IMPAR(2)) (3). 7- REDONDEA.PAR Aquesta funció arrodoneix el número al pròxim valor enter (=REDONDEA.PAR(1,2)) (2). 8- REDONDEAR.MAS Arrodoneix un número en direcció contrària al 0. (=REDONDEAR.MAS(11,131;0)) Arrodoneix l'enter (12). (=REDONDEAR.MAS(11,131;2)) Arrodoneix el segon dígit dels decimals (12,14). 9- PI Retorna el número amb catorze dígits decimals, és una fórmula abreviada de col·locar 3,14159265358979. (=PI()*(2^2)). 10- SENO Presenta el sinus d'un angle. Es defineix com el cantó oposat i la hipotenusa d'un triangle. Per convertir graus a radiants cal utilitzar la funció RADIANES. També existeix la funció GRADOS per la operació inversa. (=SENO(RADIANES(A1))). 11- RAIZ Presenta l'arrel quadrada d'un argument (=RAIZ(1024)) o l'arrel cúbica (=RAIZ=1024^(1/3)). 12- SUMA Ens permet sumar gran quantitat de caselles o arguments (=SUMA(A1;C1:C90;D34)). 13- SUMAR.SI Suma les caselles que compleixen una determinada condició. (=SUMAR.SI(B1:B10;"POMES";C1:C10)) Aquesta funció té tres criteris, el rang de les columnes que busquen la condició, la condició a buscar i els rangs que haurà de sumar. Funcions de text Excel disposa de 23 funcions de text. 1- CARACTER Presenta el caràcter que correspon amb el codi ANSI, aquest codi varia de 1 a 255 (=CARACTER(167)). 2- CODIGO Presenta el valor del caràcter introduït (=CODIGO("A")). 3- IZQUIERDA Presenta el número especificat de caràcters d'una cadena de text, començant per l'esquerra (=IZQUIERDA("Full de càlcul")) si no s'especifica cap valor només presenta el primer caràcter. (=IZQUIERDA("Full de càlcul";5)). 4- DERECHA Aquest funció realitza el mateix que IZQUIERDA, però presenta els caràcters a partir de la dreta. 5- LARGO Presenta el número de caràcters d'una cadena de text (=(LARGO("Full de càlcul")). 6- EXTRAE Extreu caràcters d'una cadena de text (=EXTRAE("Full de càlcul";5;3)) la funció extrau de la paraula especificada a partir de caràcter 5 tres caràcters. 7- REEMPLAZAR Reemplaça caràcters per altres (=REEMPLAZAR("Full de càlcul";9;6;"proves")). 8- HALLAR Identifica la posició d'una cadena de text dins d'una altre. (=HALLAR("pro";A1;1)), el valor 1 indica la posició que començarà a buscar. 9- MAYUSC Converteix el text en majúscules (=MAYUSC(A1)) Funcions lògiques Aquest apartat té sis funcions. 1- 1- SI Aquesta funció permet incorporar a les fórmules una certa capacitat de decisions. Permet esbrinar una certa condició. Si la condició té un valor veritable, realitzarà una funció i si el valor és fals en realitzarà una altre. (=SI(A1="0";"zero";"valor introduït")). 2- Y Retorna un valor vertader o falç, depenent del valor lògic dels seus arguments. Si tots els seus arguments són vertaders presentarà el valor de vertader i si algun valor no es compleix el valor serà falç (=Y(A1<0;A2<0;A3<0)). Aquest funció es pot combinar amb la funció SI (=(SI(Y(A1=0;A2=0);"valor de zero";"valor diferent de zero")). 3- O Similar a la funció anterior, però presentarà el valor de vertader si almenys un dels arguments es vertader (=0(A1<0;A2<0;A3<0)). Funcions d'informació En aquesta categoria es poden realitzar 15 funcions diferents. 1- CELDA Presenta informació sobre el format, ubicació, o contingut d'una casella. Aquesta funció té dos arguments, el primer és un codi que indica el tipus d'informació a visualitzar i el segon és la referència de la casella (=CELDA("TIPO";A1)), aquesta funció es pot combinar amb la funció SI. Aquest funció té els següents codis: DIRECCIÓN Direcció de la casella COLUMNA Número de columna COLOR 1 si te format de números negatius, en altre cas 0 CONTENIDO Contingut de la casella ARCHIVO Nom i directori del fitxer de la casella FORMATO Valor de text corresponent al format de la casella PREFIJO Prefixa de la casella PROTEJER 0 si la casella no està bloquejada 1 si ho està FILA Número de la fila TIPO Valor corresponent al tipus de dades de la casella ANCHO Amplada de la casella 2- INFO Presenta informació de l'entorn operatiu en us. Aquesta funció té un argument pels diferents codis (=INFO("directorio")). DIRECTORIO El camí d'accés del directori o carpeta en us MEMDISP La quantitat de memòria disponible, en bytes MEMUSADA La quantitat de memòria utilitzada, en bytes ARCHIVOS El número de fulles actives ORIGEN La referència absoluta de la casella VERSIONSO La versió del sistema operatiu en us RECALC El tipus de càlcul (automàtic, manual) VERSION La versió de Microsoft Excel SISTEMA El nom de l'entorn operatiu MEMTOT La quantitat de memòria utilitzada per les dades 3- ESERROR Presenta el valor vertader si l'argument té algun error, en altre cas el valor de falç. Aquesta funció és útil per controlar els errors d'un full de treball. (=SI(ESERROR(D2/C2);"NUL";D2/C2)). Funcions de data i hora Aquesta categoria té catorze funcions. 1- HOY Aquesta funció no té arguments. Presenta la data actual (=HOY()) 2- AHORA Presenta la data actual i l'hora (=AHORA()) 3- FECHA Presenta una data a partir de valors de les caselles (=FECHA(A1;B1;C1)). 4- DIA Presenta el dia de mes d'una data introduïda com argument (=(DIA(A1)). 5- DIASEM Presenta el dia de la setmana d'una data introduïda com argument. Té dos arguments, la data i el codi que especifica el tipus de resultat (opcional) (=DIASEM("12/04/96";tipus)). "1" Números del 1 al 7, de diumenge a dilluns. "2" Números del 1 al 7, de dilluns a diumenge. "3" Números del 0 al 6, de dilluns a diumenge. 6- NSHORA Presenta l'hora a partir dels valors de les caselles (=NSHORA(A1;B1;C1)). 7- HORA Presenta el número de l'hora a partir d'una hora introduïda com argument (=HORA(A1)). Funcions financeres Aquest apartat disposa de 15 funcions. 1- SLN Cost, valor residual, vida. (Mètode directe) 2- DB Cost, valor residual, vida, període, (mes). (Saldo fix) 3- DDB Cost, valor residual, vida, període, mes,(factor). (Doble disminució) 4- SYD Cost, valor residual, vida, període. (Mètode d'anualitats) 5- VDB Cost, valor residual, vida, inici període,(factor), canvis, (Disminució saldo). Cost (Cost original dels bens) Valor residual (Valor final de l'amortització (valor residual dels bens). Vida (Número de períodes en els que s'amortitzaran els bens). Període (Període en la vida pel que el es realitzaran el càlculs). Mes (Número de mesos en el primer any). Factor (Taxes de disminució del saldo). Funcions de recerca i referència Aquest apartat disposa de 15 funcions. 1- COINCIDIR Busca un valor o text dins d'un rang i retorna la fila o columna en la que es troba (=COINCIDIR(A1;B1:B30;0)). La primera casella indica la paraula o número que haurà de buscar la coincidència, el segon valor indica en quin rang haurà de realitzar la recerca. El tercer valor pot variar en tres arguments diferents. 0 Referència exacta 1 Referència no exacta -1 Referència no exacta 2- INDICE Presenta un valor d'un rang utilitzant un índex de fila i un índex de columna (=COINCIDIR(dates;A1;A2;1)) Funcions estadístiques Aquest apartat disposa de 71 funcions. 1- PROMEDIO Presenta el valor mig (en el sentit aritmètic) d'un rang de valors. Calcula de suma dels valors i el divideix pel nombre de valors (=PROMEDIO(A1;A100)). 2- MAX Presenta el valor màxim d'un rang (=MAX(A1:A100)). 3- MIN Presenta el valor mínim d'un rang (=MIN(A1:A100)). (="El més gran: "&MIN(A1:A100)&"El més gran: "&MAX(A1:A100)) 4- CONTAR Presenta el número de valors d'un rang, conta el número de caselles que són numèriques (=CONTAR(A1:A100)). 5- CONTARA Presenta el número de caselles que no estan buides d'uns d'un rang (=CONTARA(A1:A10)). FORMATS L'aplicació dels formats no altera el contingut real de les caselles, només ens permet que el treball tingui millor presentació. Una de les eines més importants i ràpides és la barra dels formats en la pantalla. Menú "Ver" opció "Barra de herramientas", apartat "Formato". FONTS La forma més senzilla per canviar una lletra o la seva grandària per una casella o un grup de caselles és: 1- L'utilització de la barra de les eines de format 2- Menú "Formato" opció "Celdas", apartat "Fuentes" Es poden utilitzar diferents tipus de lletres amb l'utilització de l teclat: CTRL+N Negreta CTRL+K Cursiva CTRL+S Subratllat CTRL+5 Taxat Excel permet aplicar un format diferent per cada caràcter individual del text. Només cal seleccionar cadascun dels caràcters i seleccionar el tipus de format. ALINEACIONS L'alineació d'una casella fa referència a la posició del seu contingut. Aquest contingut pot estar alineat a la dreta, esquerra o centre. També es pot crear una alineació vertical del contingut de la casella. 1- L'utilització de la barra de les eines de format. 2- Menú "Formato" opció "Celdas", apartat "Alineación". General Els números queden alineats a la dreta, els caràcters a l'esquerra i els valors d'error queden centrats. Esquerra Alinea el contingut de la casella a l'esquerra. Dreta Alinea el contingut de la casella a la dreta. Centrat Centra el contingut de la casella a la pantalla. Omplert Repeteix el contingut de la casella fins a omplir-la. Justificar Justifica el text a la dreta i esquerra de la casella. Aquesta opció és valida si l'opció "Retorno automático" està activada. Centrar Aquesta opció centra un text dins de varies columnes seleccionades. Superior Alinea el contingut de la casella en la part superior. Central Centra el contingut de la casella verticalment. Inferior Alinea el contingut de la casella en la part inferior. Justificar Justifica verticalment el text de la casella. Aquesta opció només el valida amb l'opció "Retorno automático" activada. Retorn automàtic Presenta el text en varies línies si és necessari. Orientació Presenta el text de forma vertical, girant el text a l'esquerra dreta. COLORS Excel permet controlar el color del contingut d'una casella i el color del fons d'una casella. Si seleccionem colors en el full i disposem d'una impressora blanc i negra, cal utilitzar el menú "Archivo" opció "Preparar página", apartat "Blanco y negro", per ometre els colors. 1- Utilització de la barra de feines de format. 2- Menú "Formato" opció "Celdas", apartat "Diseño". BORDONS I LÍNIES Els bordons s'utilitzen normalment per agrupar rangs de caselles o per ressaltar contorns d'un grup de files o columnes. Excel disposa de 8 tipus de bordons diferents. Per fer bordons molt més afectius cal utilitzar el menú "Herramientas" opció "Opciones", apartat "Ver", comandament "Lineas de división". 1- Utilització de la barra d'eines de format. 2- Menú "Formato" opció "Celdas", apartat "Bordes". AFEGIR UN FONS A UN FULL Una de les incorporacions d'Excel, versió 95 és la possibilitat d'afegir un fons a les fulles de treball. 1- Menú "Formato" opció "Hoja" comandament "Fondo". Aquesta opció permet incorporar un gràfic en el full, però aquest fons no s'imprimirà, només es visualitza en pantalla. AUTOFORMAT Excel incorpora 17 formats incorporats que permeten dissenyar el grup de caselles molt més ràpidament. Excel detecta de forma automàtica els límits exactes de la taula a definir. 1- Utilització de la barra d'eines de format. 2- Menú "Formato" opció "Autoformato". Si s'escull el menú "Formato" opció "Autoformato", apartat "Opciones", es podran escollir 6 opcions que podran modificar l'autoformat escollit. MODELS Si en els fulls s'utilitzen contínuament els mateixos format d'estil (fonts, línies, etc), serà d'una gran utilitat crear i modificar models. La creació de models permet modificar qualsevol dels seus components i automàticament totes les caselles quedaran actualitzades. Els models permeten modificar 6 atributs diferents: Format de números Fonts (tipus, grandària, color) Alineacions Bordons Disseny Protecció (bloqueig i ocultació) Una de les opcions més importants a l'hora de treballar amb els models és la incorporació del botó de model a la barra de les eines. Per aixó cal prémer el botó dret sobre una de les barres d'eines de la pantalla i seleccionar l'opció "Personalizar". Aquesta opció permet inserir les opcions desitjades a traves de botons a les barres d'eines. Per accionar les models cal seleccionar la llista "Categorías" i escollir l'apartat "Formato". En aquest apartat cal prémer el botó "Modelo" i desplaçar-lo fins a la barra d'eines de la pantalla. Els models també es poden crear a partir del menú "Formato" opció "Modelo". CREACIÓ DE MODELS Per la creació d'un model cal seleccionar la casella desitjada i aplicar el format que es vol incloure. En la casella "Modelo" es pot modificar els números, alineacions, fonts, bordons, dissenys i proteccións. Una vegada que totes les opcions ja estan definides, caldrà introduir un nom en l'apartat "Nombre de modelo" i escollir l'opció "Agregar". Amb això s'acon-seguirà crear un model nou i guardar-lo en la llista dels models. A partir de moment que en el model ja estarà creat, es podran seleccionar les caselles desitjades i utilitzar sempre aquest model. Una vegada creat el model, es pot modificar mitjançant els sistemes tradi-cionals i aquest canvi no afectarà a els altres models iguals. MODIFICAR UN MODEL Per modificar un model cal seleccionar-lo des de una de les opcions abans esmenades i realitzar els canvis desitjats, automàticament tots els models semblants canviaran. També es poden realitzar els canvis sobre una de les caselles amb el models desitjat i després escollir l'opció de model i seleccionar el nom del model per que aquest canvi i tots les models iguals. ELIMINAR UN MODEL Cal escollir l'opció "Modelo" del menú "Formato" i seleccionar el model que es vol esborrar i escollir l'opció "Eliminar". Si s'esborra un model totes les caselles que tenien aquest model tornaran al seu estat inicial. COMBINAR MODELS D'ALTRES LLIBRES Per utilitzar models específics en varis llibres diferents sense haver de tornar a crear-los, cal tenir el llibre amb els models definits obert. Seleccionar el nou llibre i escollir del menú "Formato" opció "Modelos", apartat "Combinar". Apareixerà una llista de tots els llibres oberts i en escollir un llibre, tots els seus models es traspassaran al nou llibre. IMPRIMIR El botó d'impressió de les eines de format permet imprimir de forma ràpida amb la configuració establerta per defecte. Per poder modificar la configuració d'impressió d'Excel cal utilitzar una de les següents opcions: 1- Menú "Archivo" opció "Imprimir". 2- Menú "Archivo" opció "Preparar página". Abans d'imprimir cal comprovar que la impressora seleccionada és la correcta. Aquesta opció es pot realitzar des de el menú "Archivo" opció "Imprimir", apartat "Nombre". En aquest menú desplaçable es podrà escollir la impressora desitjada. El comandament "Imprimir" permet definir el que es vol enviar a la impressora, escollint un dels apartats: 1- Selección: Només imprimeix el rang seleccionat. 2- Hojas seleccionadas: Imprimeix la fulla activa o les fulles seleccionades. Cada fulla s'imprimirà en un full diferent. 3- Todo el libro: Imprimeix tot el llibre. També es podrà indicar el número de còpies a realitzar i les pàgines que s'hauran d'imprimir. PREPARAR PÀGINA En l'apartat "Preparar página" del menú "Archivo" es podran controlar les següents opcions: 1- Orinetación: Orientació del full (horitzontal, vertical). 2- Escala: Permet indicar el tant per cent que es voldrà reduir o augmentar la grandària del full. 3- Tamaño papel: Indicar la mida que haurà de tenir el full, en cas d'utilitzar fulls amb una mida diferent a l'establerta. 4- Calidad de impresión: Si la impressora ho permet, es podrà modificar la resolució. Com més gran sigui la resolució més qualitat d'impressió i més temps en imprimir. 5- Primer número de página: Definir el número de la primera pàgina d'impressió. L'opció "Auto" utilitzarà el número 1 per la primera pàgina. MARGES Aquest apartat permet definir l'espai en blanc dels marges inferior, superior, esquerre i dret del full, així com la distància de l'encapçalament i el peu de pàgina. Com més grans siguin els marges, menys espai quedarà per la impressió. ENCAPÇALAMENT I PEU DE PÀGINA Un encapçalament és la línia d'informació que apareix en la part superior de cada full i el peu de pàgina és el mateix, però en la part inferior. Excel disposa de tres posicions pels encapçalaments o peus de pàgina: Esquerra Central Dreta Es podrà introduir text o caràcters en cadascuna de les posicions i definir els seus formats. Per accedir als encapçalaments només cal accionar el menú "Archivo" opció "Preparar página" apartat "Encabezado/pie". Aquests apartats disposen d'uns menús deslligables que permetran escollir les opcions disponibles per l'encapçalament i el peu de pàgina. Si es decideix introduir títols personalitzats cal accionar l'opció "Personalizar encabezado" o "Personalizar pie de pàgina". Aquestes opcions disposen de varis comandaments. 1- Fuente: Permet escollir la font pel tipus de text. 2- Número de página: Insereix el número de pàgina. 3- Total de páginas: Insereix el número total de pàgines a imprimir. 4- Fecha: Insereix la data actual. 5- Hora: Insereix l'hora actual. 6- Nombre del libro: Insereix el nom del llibre de treball. 7- Nombre de la hoja: Insereix el nom de la fulla. En aquests apartats es pot inserir text i codis, al igual que inserir tants codis com es desitji en les diferents seccions. Excel representa el signe "&" com a representant d'un codi. ÀREES D'IMPRESSIÓ En el menú "Archivo" opció "Preparar página", apartat "Hoja" es podrà can-viar la definició i indicar a Excel si es desitja imprimir el full sencer o definir el nom d'un rang. Generalment en les primeres files del full i podem trobar els títols generals i títols de columnes. Si el full ocupa varies pàgines, es fa difícil la seva lectura. En l'apartat "Área de impresión" i "Títulos a repetir en parte superior", "Columnas a repetir a la izquierda" es poden indicar les caselles que hauran d'aparèixer. També es disposa de 5 opcions de verificació: 1- Línes de división: Excel imprimeix les línies de divisió que delimiten les caselles. 2- Notas: Excel imprimeix les notes associades al full. 3- Calida de borrador: La impressió es realitzarà en el tipus d'esborrany, no apareixeran gràfics, objectes, bordons. 4- Blanco y negro: Excel ignora els colors presents en el full. 5- Encabezados de filas y columnas: Imprimeix els encapçalaments de fila i columna. PRESENTACIÓ PRELIMINAR Excel permet presentar en pantalla el resultat final de la impressió sense necessitat de imprimir el full. 1- Menú "Archivo" opció "presentación preliminar" 2- Botó de presentació preliminar de la barra d'eines. 3- "Presentación preliminar" del menú "Archivo", opció "Imprimir" o "Prepa-rar página". Aquesta pantalla disposarà de les següents opcions: 1- Siguiente: Passa a la següent pàgina. 2- Anterior: Passa a la pàgina anterior. 3- Zoom: Acosta o allunya la imatge. (dos nivells de zoom). 4- Imprimir: Imprimeix el full. 5- Preparar: Presenta el quadre "Preparar página" per crear els últims retocs. 6- Márgenes: Permet ajustar els marges. 7- Cerrar: Tanca aquesta opció. 8- Ayuda: Presenta els temes d'ajuda. SALTS DE PÀGINA Excel insereix els salts de pàgina de forma automàtica, però també permet inserir en el lloc adequat el salt. Per inserir un salt de pàgina vertical cal seleccionar el punter en la casella desitjada però sempre columna "A", per evitar confusions amb el salt de pàgina horitzontal. Caldrà accionar el menú "Insertar" opció "Salto de página", apa-reixent un línia discontínua que marcarà la zona. Per inserir un salt horitzontal cal situar el punter a la casella desitjada i tornar a accionar l'opció "Salto de pàgina". Per eliminar un salt de pàgina cal col·locar el punter en qualsevol de les caselles situades sota o darrera el salt de pàgina i escollir del menú "Insertar" l'opció "Quitar salto de página". IMPRIMIR RANGS NO ADJACENTS Excel Permet definir rangs no adjacents. (Ex. A1:C50, D20:F24, M11:P16) per aconseguir-ho cal seleccionar els rangs i accionar el menú "Archivo" opció "Imprimir", apartat "Selección". Una altre opció seria seleccionar un rang i escollir del menú "Edición" l'opció "Copiar", després escollir un nou full i escollir el menú "Edición" opció "Pegado especial", apartat "pegar vínculos". Amb aquest sistema es podran col·locar els rangs de la format desitjada i després imprimir-los. També es poden seleccionar rangs de caselles i amargar-los en cas de voler que en la impressió no surtin. Aquesta opció es pot realitzar amb: 1- Menú "Formato" opció "Celdas", "Fila", "Columna" apartat "Ocultar". 2- Inserir el mateix color de font i de fons a les caselles desitjades. 3- Amagar la zona amb un objecte rectangular, utilitzant el botó de la barra d'eines "Mostrar barra de dibujo" i escollir "Rectángulo lleno". IMPRIMIR GRÀFICS Si el gràfic està en un full de gràfic, aquest s'imprimirà en una sola pàgina. El menú "Archivo" opció "Preparar página" es modificarà i apareixerà un apartat anomenat "Gráfico". En aquest apartat es podran modificar les següents opcións: Usar página completa: El gràfic ocuparà tot l'espai del full. Ajustar a la pàgina: Augmenta el gràfic proporcionalment fins que ocupa tots els marges. Personalizar: Imprimeix el gràfic tal com apareix en la pantalla. GRÀFICS Un gràfic és la representació visual d'un conjunt de dades. Els gràfics estan basats en els números que apareixen en un full de càlcul. Per la creació de gràfics, Excel disposa de dos opcions: 1- Inserir un gràfic directament en el full de treball com si fos un objecte. 2- Inserir un gràfic com un full nou de gràfic en el llibre de treball. Un full de gràfic només pot contenir un gràfic i no té caselles. Excel permet inserir varis tipus de gràfics diferents per a cada cas: 1- Àrees (5 formats) 2- Barres (10 formats) 3- Columnes (10 formats) 4- Combinats (6 formats) 5- Línies (10 formats) 6- Circular (7 formats) 7- Anells (7 formats) 8- Radar (6 formats) 9- XY (dispersió) (6 formats) 10- Àrees 3-D (7 formats) 11- Barres 3-D (5 formats) 12- Columnes 3-D (8 formats) 13- Circular 3-D (4 formats) 14- Línies 3-D (4 formats) 15- Superfície 3-D (4 formats) La forma més fàcil per la creació d'un gràfic és l'utilització de l'assistent per gràfics de la barra de les eines. GRÀFICS INCRUSTATS Els gràfics que es troben situats en la mateixa fulla de treball es comporten igual que la resta dels objectes gràfics, es poden moure, canviar la grandària, ajustar els seus marges i realitzar moltes més operacions. Una de opcions més importants és que el gràfic s'imprimeix junt amb les dades. FULLS DE GRÀFICS El gràfic ocupa la totalitat del full, de forma que la seva localització és molt més fàcil. En treballar en un full de gràfics tots els menús variaran i s'adaptaran a les necessitats del gràfic. El gràfic es pot dimensionar d'acord amb la grandària del full. Cal seleccionar el menú "Ver" opció "Pantalla completa". CREACIÓ DE GRÀFICS DIRECTAMENT Cal introduir dades en el full i seleccionar les dades que hauran d'aparèixer en el gràfic. 2- Seleccionar el menú "Insertar" opció "Gráfico" i escollir l'opció per inserir el gràfic en el mateix full "En esta hoja". 3- Fer clic sobre el botó de l'assistent per gràfics de la barra de les eines. 4- Fer clic sobre l'eina "Incrustar gráfico predeterminado" de la barra de les eines gràfiques. Menú "Ver" opció "Barra de herramientas" apartat "Gráfico" (aquesta opció crearà un gràfic automàticament ja definit per defecte). 5- Fer clic sobre l'apartat "Paleta portátil" de la barra d'eines gràfic. En desplegar aquesta opció, presentarà els 14 tipus de gràfics per seleccionar el desitjat. Desprès d'utilitzar alguna d'aquestes opcions, el punter del ratolí es convertirà en un gràfic en miniatura per seleccionar la posició del gràfic dins del full de treball. Si es prem la tecla "Majúscules" en einserir el gràfic, aquest tindrà el contorn quadrat, però si es prem la tecla "ALT", el gràfic adaptarà els seus marges als marges de les caselles del full de treball. CREACIÓ DE GRÀFICS EN UN FULL DE GRÀFIC 1- Seleccionar les dades i escollir el menú "Insertar" opció "Gráfico", apartat "Como hoja nueva". Seleccionar les dades i prémer la tecla "F11". Aquesta opció crearà el gràfic per defecte en un full nou. ASSISTENT PER GRÀFICS L'assistent per gràfics es representa en 5 quadres de diàleg que permeten activar o desactivar determinades opcions per la creació del gràfic. 1- Seleccionar les dades a representar, és important incloure els títols de les columnes i els identificadors. 2- El primer quadre presenta el rang de caselles seleccionades. En aquest quadre es pot modificar el rang de les caselles en cas de desitjar-ho. 3- En el segon rang es podrà seleccionar el tipus de gràfic que es desitja crear. Apareixen 15 opcions en forma de gràfics per escollir. 4- Aquest quadre varia depenent del tipus de gràfic escollit. Aquí es podrà escollir el formats disponibles pel tipus de gràfic escollit. 5- En aquest quadre es presenta el tipus de gràfic escollit amb les dades actuals incorporades en el gràfic. En aquest apartat es poden variar algunes opcions. El gràfic s'ajustarà automàticament a les noves variacions. 6- El cinquè quadre permet incorporar o eliminar varis elements del gràfic, com poden ser les llegendes, títols, i títols dels eixos. MODIFICACIONS EN ELS GRÀFICS Una vegada creat el gràfic es poden fer tot tipus de modificacions, Canviar el tipus de gràfic, moure els elements, esborrar elements. Per crear modificacions en un gràfic actiu es poden utilitzar les diferents opcions. Per seleccionar un gràfic en el full de treball cal fer doble clic sobre el gràfic. Per seleccionar un gràfic en un full només cal seleccionar el full. 1- Prémer sobre el botó "Paleta portátil galeria de gráficos" de la barra d'eines gràfic. Aquesta opció permetrà modificar el tipus de gràfic. 2- Escollir el menú "Formato" opció "Autoformato". Si s'escull l'opció "Definido" la llista presentarà qualsevol autoformat definit per l'ususari. 3- Escollir el menú "Formato" opció "Tipo gráfico". En aquest apartat permet canviar tot el gràfic o només la part associada a una sèrie de dades. MOURE Y ESBORRAR GRÀFICS Algunes parts del gràfics són movibles, en seleccionar el gràfic a parts d'ell es podran desplaçar a una nova ubicació. També es pot seleccionar el gràfic o part d'ell i prémer la tecla "Supr" per la seva eliminació. Per Modificar els colors dels elements cal seleccionar l'element i seleccionar la "Paleta portátil color de fondo". Si se selecciona un títol o llegenda, l'opció "Paleta portátil color de fuente" canviarà els colors del text. GRÀFICS PREDEFINITS El gràfic predefinit és el gràfic que utilitza sempre Excel per inserir en cas de no indicar cap tipus de gràfic. Per modificar aquest gràfic cal seleccionar el gràfic del full de treball i utilitzar el menú "Herramientas" opció "Opciones", apartat "Gráfico". En l'apartat "Usar gráfico actual" es podrà introduir un nom al nou gràfic predefinit. TÍTOLS DE GRÀFICS Si al crear un gràfic no s'han introduït Títols, es poden afegir títols utilitzant el menú "Insertar" opció "Títulos". Apareixerà un quadre amb indicant els títols que haurà de presentar el gràfic. En seleccionar aquests títols, Excel inserirà automàticament els títols al gràfic. Els títols no tindran cap referència corresponent al gràfic. Per modificar els títols s'hauran de seleccionar els títols i introduir les dades directament. Excel insereix els títols en la posició adequada, però aquests es poden desplaçar a una nova posició. Si es desitja modificar les propietats dels títols cal seleccionar el menú "Formato" opció "Formato del título del gráfico". En aquest apartat es podran modificar els següents apartats: 1- Diseño: Canviarà els colors i els bordons del fons del títol. 2- Fuentes: Canviarà el tipus de lletra, grandària, color, i efectes del text. 3- Alineación: Ajustarà l'alineació horitzontal, vertical i l'orientació. Excel permet introduir qualsevol títol "Quadres de text" en qualsevol lloc del gràfic. Cal seleccionar qualsevol zona del gràfic menys els títols o rótuls del text. Caldrà introduir el títol i aquest s'inserirà en el centre del gràfic, desprès només s'haurà de desplaçar a la nova posició. LLEGENDES En crear un gràfic sens permet introduir una llegenda, però si es desitja introduir-la posteriorment cal utilitzar el menú "Insertar" opció "Leyenda". Si el gràfic ja té una llegenda, aquesta opció no tindrà cap efecte. La llegenda es podrà eliminar, desplaçar o modificar. Dins de la llegenda es trobarà text i claus (la clau és el petit gràfic que es correspon amb la sèrie del gràfic). En seleccionar el text de la llegenda es podrà modificar mitjançant el menú "Formato" opció "Linea de texto seleccionada". En seleccionar la clau el podrà modificar mitjançant el mateix menú anterior, opció "Clave de leyenda seleccionada". Si en crear el gràfic no s'han introduït els noms de les sèries, Excel presentarà en la llegenda textos del tipus de "Serie1, serie2,". Per introduir els noms de les sèries caldrà seleccionar les dades representades en el gràfic i escollir el menú "Formato" opció "Serie de datos seleccionada", apartat "Nom-bres/Valores". En aquest apartat caldrà introduir el nom de la sèrie seleccionada anteriorment i repetir les mateixes passes fins a introduir tots els noms de les sèries. En seleccionar la llegenda es podran modificar les següents dades: 1- Diseño: Canviar el color, fons i bordons. 2- Fuentes: Canviar les fonts, grandària, color i efectes. 3- Posición: Especificar el lloc el lloc en que la llegenda s'haurà d'inserir. LÍNIES DE DIVISIÓ Les línies de divisió milloren la presentació de les sèries de dades, facilitant la comprensió del gràfics (extensions de les marques de graduació dels eixos). Per inserir o esborrar les línies cal utilitzar el menú "Insertar" opció "División". Cadascun dels eixos conté dos línies de divisió: principals i secundàries. Les principals són les que van acompanyades d'un rótul, i les secundàries es troben situades entre els eixos principals. En l'apartat de divisió es poden activar o desactivar aquests tipus de línies i per modificar-les cal seleccionar una de les línies i utilitzar el menú "Formato" opció "Líneas de división seleccionadas", en aquest apartat es poden modificar els següents apartats: 1- Diseño: Canviar l'estil de la línia, grossor i color. 2- Escala: Ajustar l'escala de les dades utilitzades sobre l'eix. MODIFICAR ELS EIXOS Una de les formes de distingir el gràfics és pel número d'eixos de que disposa. Els gràfics circulars i d'anells no tenen eixos, els gràfics 2-D tenen dos eixos i els gràfics tridimensionals utilitzen tres eixos. En seleccionar els eixos caldrà utilitzar el menú "Formato" opció "Eje seleccionado". En aquest quadre es podran modificar les següents opcions: 1- Ejes: Controla les propietats de la línia del eix, estils, colors, gruix,. Rótulo de marca de graduación: Aquest apartat controla la posició dels rètuls de l'eix. Normalment els rètuls apareixen prop de l'eix. Aquest apartat especifica que el rètols apareixen sobre, sota de l'eix o que no estiguin presents. Tipo de marca de graduación: Controla l'aparença de les marques de graduació, interior de l'eix, exterior de l'eix o als dos cantons de l'eix. 2- Escala: Ajustarà els valors màxim i mínim del eixos, les unitats de les línies principals i secundàries. Ajustar l'escala d'un eix de valors canvia bastant l'aparença del gràfic. Una manipulació incorrecta de l'escala pot conduir a interpretacions falses de les dades. Mínimo: Valor mínim per l'eix. Si la casella de verificació està activa, Excel determina el valor. Máximo: Valor màxim per l'eix. Si la casella de verificació està activa, Excel determina el valor. Unidad principal: Número d'unitats entre dues marques de graduació principals. Unitat secundaria: Número d'unitats que i ha entre les dues marques de graduació secundàries. Eje de tipo de eje cruza en: Permet colocar el eix en una posició diferent. Per defecte coincideix amb l'eix de l'àrea del traçat. Escala logarítmica: Activa l'escala logarítmica. Utilitzada per aplicacions científiques, en les quals els valors es representen en un rang molt gran. Ordenadas en orden inverso: L'escala de valors s'estén en forma inversa. Tipo de eje cruza en orden máxima: Permet col-locar el eix en el valor màxim de l'eix perpendicular. 3- Fuentes: Les fonts utilitzades en els cartells del eixos. 4- Número: Per ajustar el format del número dels cartells dels eixos. 5- Alineación: Per especificar l'orientació que hauran de tenir les cartells dels eixos. SÈRIES DE DADES Els gràfics es basen en sèries de dades obtingudes d'un full de treball. Aquestes sèries es poden seleccionar i realitzar tot tipus de modificacions, quasi sempre des de el menú "Formato", opció "Serie de datos". En aquest quadre es poden modificar les següents opcions: 1- Eje: Especificarà l'eix de valors a utilitzar per la sèrie seleccionada. 2- Rótulos de datos: Presentarà el rètols pròxims a cada punt de dades. 3- Nombre/Valores: Canviar el rang utilitzat pels valors Y i els rètols de les sèries. 4- Diseño: Canviar els disseny i estil dels bordons de la sèrie de dades. 5- Barras de error X: Per incloure o modificar les barres d'error de l'eix Y. Opción disponible només per gràfic XY. 6- Valores X: Canviar el rang que és utilitzat pels valors X. 7- Barres d'error Y: Per incloure o modificar les barres d'error de l'eix Y. ESBORRAR UNA SÈRIE DE DADES Per esborrar una sèrie de dades cal seleccionar la sèrie i prémer la tecla "SUPR". La sèrie desapareixerà del gràfic. INCLOURE SÈRIES NOVES Per incloure sèries noves cal utilitzar una de les següents opcions: 1- Activar el gràfic i fer clic sobre l'eina "Asistente para gráficos". En apereixer el quadre de diàleg especificant el rang del gràfic, caldrà modificar-lo i afegir les dades de la nova sèrie. 2- Activar el gràfic i seleccionar el menú "Insertar" opció "Datos nuevos", apareixerà un quadre de diàleg preguntant el nou rang de dades pel gràfic. 3- Seleccionar el rang a incloure i copiar-lo en el portapapers. Activar el gràfic i seleccionar el menú "Edición" opció "Pegado especial". 4- Seleccionar el rang i desplaçar-lo dins del gràfic. Excel actualitzarà el gràfic amb les noves dades. Aquesta opció només funciona si el gràfic està en el mateix full de treball. FÓRMULA SERIES Totes les sèries de dades del gràfic tenen associada la fórmula "SERIES". Aquesta sèrie apareix en la barra de fórmules en seleccionar una sèrie de dades del gràfic. Aquesta fórmula es pot modificar o crear la fórmula directament, aconseguint modificar o crear una nova sèrie de dades en el gràfic.. L'argument d'aquesta sèrie és: =SERIES(Nom full!situació casella títol sèrie;;Nom full!coordenades sèrie;ordre de presentació de la sèrie) =SERIES(Hoja1!$A$1;;Hoja1!$A$2:$A$7;2). Una de les avantatges de treballar amb aquesta funció és la substitució de les referències pels noms de rangs. =SERIES(Hoja1!$TÌTOL;;Hoja1!VENDES;2). PRESENTAR ELS CARTELLS DE DADES EN UN GRÀFIC Els gràfics d'Excel permeten presentar els cartells de les categories que estan associats a cada punt de dades o els valors dels punts de les dades en el gràfic. Per definir aquests cartells cal seleccionar el gràfic i accedir al menú "Insertar" opció "Rótulos de datos". També es pot seleccionar una de les sèries i accedir al menú "Formato", opció "Série de datos seleccionada", apartat "Rótulos de datos". En escollir l'opció "Mostrar ordenadas", s'inseriran en cadascuna de les sèries el seu valor corresponent. L'opció "Mostrar ròtulos" presentarà el número de sèrie equivalent en el gràfic. BARRES D'ERROR Alguns gràfics permeten incorporar barres d'error per reflectir informació de tipus "més o menys" en les dades. Només es poden utilitzar en els gràfics d'àrees, barres, columnes, línies i XY. Per accedir a aquest menú cal seleccionar alguna de les sèries i escollir el menú "Formato" opció "Série de datos seleccionada", apartat "Barras de error Y". En aquest apartat es poden especificar varis tipus de barres d'error. LÍNIES DE TENDÈNCIA De vegades pot ésser útil incloure línies de tendència als gràfics per poder presentar millor l'informació. Una línia de tendència presenta la tendència general de les dades de la sèrie. Per accedir a aquest apartat cal seleccionar el gràfics i accedir al menú "Insertar", opció "Líneas de tendencia". El tipus de línia escollida dependrà normalment de les dades del gràfic. En l'apartat "Opciones" es pot definir un nom per una llegenda i el número de períodes a extrapolar, així com especificar l'equació utilitzada per calcular la línia de tendència i el valor R2 del gràfic. EIXOS SECUNDARIS si s'utilitzen sèries de dades que tenen valor molt diferents, pot ser interessant utilitzar un eix secundari per una de les sèries de dades. Per crear aquest eix secundari cal seleccionar la sèrie de dades que sobresurti de la resta de les dades i accedir al menú "Formato" opció "Série de datos seleccionada" i escollir l'apartat "Eje". En aquest apartat es podrà indicar el comandament "Eje secundario". AUTOFORMATS PERSONALITZATS Excel té més de 100 autoformats definits. Una vegada que el gràfic ja està creat però es desitja ajustar-lo a unes necessitats concretes. És pot crear totes les modificacions sobre el gràfic desitjades i després introduir-lo en els formats d'Excel per poder utilitzar-lo sempre que es desitgi. Cal utilitzar el menú "Formato" , opció "Autoformato". En aquest apartat es podrà definir un nou gràfic. MODIFICAR UN GRÀFIC 3-D Tots els gràfics 3-D tenen elements que es poden personalitzar, plans inferiors i laterals, etc. . Un dels únics inconvenients de treballar amb els gràfics 3-D és que s'ha prestar molta atenció a la visibilitat de totes les dades a presentar. Aquest problema es pot resoldre girant el gràfic: 1- Activar el gràfic i escollir el menú "Formato" opció "Presentación 3-D". 2- Utilitzar els diferents comandaments d'aquest quadre per desplazar el gràfic fins a la posició adecuada. 3- Seleccionar el gràfic a prémer el botó del ratolí sobre un dels cantons del gràfic i desplaçar-lo, aconseguint girar el gràfic en temps real. IMPORTACIÓ DE FITXERS DE GRÀFIC Excel permet incorporar una gran varietat de fitxers de gràfic. El menú "Insertar" opció "Imagen" presenta els fitxers gràfics que Excel pot inserir en els seus fulls. Excel permet els següents gràfics: BMP Mapes de bits de Windows. CDR Gràfics de Corel Draw CGM Computer Graphics Metafiles DRW Micrografx Designer / Draw DXF Formats de dos dimensions d'Autocad EPS Poscript encapsulat HGL HP Language Graphics PCT Gràfics de Mcintosh PCX Gràfics de mapa de bits TGA Targa Graphics Format TIF Tagged Interchange Format WMF Metafitxers de Windows WPG Gràfics de Wordperfect Al igual que les gràfiques els gràfics es poden modificar o desplaçar de lloc. També es poden inserir gràfics que no estiguin guardats en un fitxer o que Excel no admeti degut al seu format. Es pot copiar aquest gràfic al "Portapapeles" i enganxar-lo al full d'Excel. Aquesta opció és molt útil en cas de només voler inserir una part del gràfic. EINES DE DIBUIX D'EXCEL Excel incorpora eines de dibuix per crear una gran varietat de gràfics. En seleccionar el menú "Ver" opció "Barra de herramientas", apartat "Dibujo" apareixerà la barra per treballar amb gràfics. L'única forma per poder crear gràfics és amb l'utilització d'aquesta barra. La barra conté els següents elements: Línia (1) Insereix una línia. Rectangle (2) Insereix un rectangle o quadrat. El·lipse (3) Insereix una el·lipse o una circumferència. Arc (4) Insereix un arc. Forma lliure (5) Insereix línies unides. Quadre de text (6) Insereix un quadre de text. Fletxa (7) Insereix una fletxa. Dibuix a ma alçada (8) Permet utilitzar el ratolí per dibuixar a ma alzada. Rectangle ple (9) Insereix un rectangle o quadrat amb un disseny. El·lipse ple (10) Insereix un el·lipse amb un disseny. Arc ple (11) Insereix un arc amb un disseny. Forma lliure plena (12) Insereix línies unides amb un disseny. Crear botó (13) Insereix un botó. (utilitzat per macros). Punter (14) Selecciona objectes gràfics. Passar en davant (15) Si un objecte està tapat per un altre el passa a davant. Passar a darrera (16) Si el objecte tapa a un altre el passa a darrera. Agrupar objectes (17) Permet agrupar el objectes seleccionats. Desagrupar abjectes (18) Desagrupa els objectes abans junts. Canviar forma (19) Canvia la forma d'un objecte. Obra inferior (20) Afegeix un efecte de ombra a un objecte. Paleta de disseny (21) Canvia el disseny i colors d'un objecte. Qualsevol objecte dibuixat pot ser modificat en qualsevol moment. Algunes modificacions es poden realitzar des de la barra d'eines, però d'altres caldrà utilitzar el "Cuadro de diálogo". Per accedir al quadre de diàleg de l'objecte seleccionat cal utilitzar una de les següents opcions: 1- Seleccionar el menú "Formato" opció "Objeto". 2- Prémer les tecles "CTRL+1". 3- Fer doble clic sobre l'objecte. 4- Fer clic amb el botó dret del ratolí sobre l'objecte i seleccionar l'opció "Formato de objecto". El quadre de diàleg presentarà tres fitxes: "Diseño", "Protección", "Propie-dades". En aquestes fitxes es pot modificar els colors, bordons, la protecció de l'objecte i les propietats de l'objecte. VINCULAR LLIBRES DE TREBALL El terme de vinculació es refereix al procés de crear fórmules que utilitzen va-lors continguts en altres llibres de treball, aconseguint que les fulles de treball estan vinculades de forma que unes depenen d'altres. El llibre que conté les fórmules vinculades és el llibre de destí, i el que conté la informació utilitzada en les fórmules és el llibre d'origen. Per crear fórmules amb referències externes cal utilitzar alguna de les següents opcions: 1- Introduir les referències de casella manualment. 2- Marcar les caselles amb el ratolí. 3- Utilitzar el comandament "Pegado especial" del menú" "Edición". 4- Seleccionar el comandament "Consolidar" del menú "Datos". La sintaxis de les fórmules vinculades és la següent: =[Nom llibre]Nom full!Direcció casella 1- Crear una fórmula vinculada marcant les caselles. Per crear les fórmules vinculades de forma automàtica cal seguir les següents passos: 1- Obrir el llibre d'origen. 2- Activa la casella del llibre de destí que contindrà la fórmula. 3- Començar a introduir la fórmula. 4- Activar el llibre d'origen i seleccionar a continuació la casella o rang. 5- Prémer la tecla "Intro". 2- Enganxar fórmules vinculades També es pot utilitzar el comandament "Pegado especial" per crear fórmules vinculades: 1- Obrir el llibre d'origen. 2- seleccionar la casella o rang a vincular i copiar-lo al portapapers. 3- Activa el llibre de destí i seleccionar la casella on està vinculada la fórmula. 4- Escollir el comandament "Pegado especial" del menú "Edición" i escollir l'opció "Pegar vínculos". OBRIR UN LLIBRE AMB FÓRMULES EXTERNES Al obrir un llibre amb fórmules vinculades, Excel recull les valors del llibre d'ori-gen i calcula les fórmules. Si no pot localitzar el llibre al que fa referència la fórmula apareixerà el quadre de diàleg demanant un fitxer per utilitzar-lo com a llibre d'origen. EXAMINAR LES FÓRMULES VINCULADES Si el llibre de destí té fórmules vinculades amb altres llibres de treball, Excel permet veurà una llista amb els llibres d'origen. Per aconseguir-ho cal escollir el comandament "Vínculos" del menú "Edición". Si es desitja que el llibre de destí utilitzi els últims valors introduïts en el llibre d'origen, es poden actualitzar els vinculs. Per aconseguir-ho cal utilitzar el quadre de diàleg "Vínculos" del menú "Edición" i escollir l'opció "Vincular ahora". Si es desitja canviar la fórmula vinculada del llibre d'origen i assignar-la a un altre llibre cal utilitzar el quadre "Vínculos", seleccionar el llibre d'origen i escollir l'opció "Cambiar origen". Apareixerà un quadre que permetrà selec-cionar el nou llibre d'origen. Per eliminar les fórmules vinculades cal seleccionar el rang que conté les fórmules amb referències externes i copiar-les al portapapers. Després cal utilitzar el comandament "Pegado especial" del menú "Edición" i escollir l'apartat "Valores". CONSOLIDAR FULLS DE TREBALL Consolidar és combinar o resumir la informació de varis fulls de treball que poden estar en diferents llibres de treball. Per consolidar informació de diferents llibres o fulls de treball cal utilitzar algun dels següents mètodes: 1- Utilitzar fórmules amb referències relatives. 2- Copiar les dades i utilitzar el comandament "Pegado especial". 3- Utilitzar el comandament "Consolidar" del menú "Datos". Si es consoliden fórmules fent referència a altres llibres de treball cal utilitzar fórmules amb referències externes. =[c:\dades\proves.xls]full1!A12+[c:\dades\proves2.xls]full1!C14 OPCIONS PER CONSOLIDAR FÓRMULES 1- L'utilització del comandament "Pegado especial" només és aplicable quan tots els fulls estan oberts. La desavantatge és que la consolidació no és dinàmica, no es genera una fórmula i no s'actualitzen els valors del llibre de destí. 1- Copiar les dades del primer rang d'origen. 2- Activar el llibre de destí i seleccionar la casella que s'ha de consolidar. 3- Seleccionar el comandament "Pegado especial" del menú "Edición", fer clic sobre el botó "Aceptar". CONSOLIDAR FULLS Permet consolidar de forma estàtica diferents fulls. Aconseguint recollir l'informació de diferents llibres de treball i agrupar l'informació en un nou llibre de treball. Per crear una consolidació tots els fulls han de tenir una aparença semblant. Les opcions per crear una consolidació són: 1- Per posició: Quan els fulls tenen exactament la mateixa aparença. 2- Per categoria: Excel utilitza els rètols de la fila i columna per ajustar les dades del full d'origen (Opció utilitzada quan els fulls no tenen la mateixa aparença). En seleccionar el menú "Datos" opció "Consolidar", el quadre de diàleg presentarà les següents funcions: Función: Permet definir el tipus de consolidació. Generalment una de les funcions més utilitzada és la funció suma. Referencia: En aquest apartat es defineix el rang del full d'origen a consolidar. Es pot realitzar de forma manual o si el llibre està obert amb el ratolí. Todas la referencias: Conté una llista de les referències afegides amb el botó "Agregar". Usar rótulos en: Serveix per indicar a Excel si s'han d'examinar el rètols de la fila superior, columna esquerra o ambdues. Crear vínculos con datos fuente: En activar aquesta opció, excel crearà un esquema del full de destí amb les referències externes. Examinar: En prémer aquesta opció apareixerà un quadre de diàleg en el que es podrà seleccionar qualsevol llibre de treball del disc. Agregar: Afegeix una referència. Eliminar: Elimina la referència. CREACIÓ D'UNA CONSOLIDACIÓ 1- Obrir un full de treball nou. 2- Seleccionar el comandament "Consolidar" del menú "Datos". 3- Seleccionar la funció que és vol consolidar. 4- Introduir les referències del primer full, si el llibre està obert, utilitzant el ratolí. Si el llibre no està obert utilitzant el comandament "Examinar" i introduir la referència manualment. 5- Introduir les referències de la resta dels fulls que es desitja consolidar. 6- Si la presentació del fulls no és la mateixa, activar les caselles "Columna izquierda", "Fila superior". 7- Si es desitja crear un esquema, cal utilitzar el comandament "Crear vínculos con datos fuente". UTILITZACIÓ DELS ESQUEMES L'esquema que representa Excel es pot representar de diferents nivells, en prémer sobre el símbol "1", "2" s'aconseguirà modificar l'estructura de l'esquema. Si es desitja modificar l'estructura d'un sol nivell només cal prémer sobre un dels següents símbols "+", "-". En fer clic sobre el botó "1" la informació quedarà reduïda al mínim i en prémer sobre el botó "2", l'esquema expandirà el nivell. El número de botons depèn del número de nivells presents en l'esquema. En escollir un nivell es presentaran les dades del nivell com las de tots els nivells menors. De vegades caldrà afegir files o columnes en l'esquema o fer modificacions, Per realitzar les modificacions directament caldrà utilitzar el menú "Datos", opció "Agrupar y esquema", apartat "Esquema automático". Si es desitja eliminar l'esquema cal seleccionar el menú "Datos", apartat "Agrupar y esquema", apartat "Borrar esquema". FÓRMULES MATRICIALS Treballar amb matrius, en lloc d'utilitzar caselles individuals requereix treballar d'una manera bastant diferent. Una "Matriu" és un conjunt de caselles o valors sobre el que es treballa, com si fos un grup. Una matriu pot estar guardada en caselles o tenir un nom constant. Una "Fórmula matricial" és una fórmula que utilitza una o més matrius, directament o com un argument d'una funció. Una matriu pot ser unidimensional o bidimensional. Aquestes dimensions es corresponen amb les files i columnes. Per exemple, una matriu unidimensional pot ser un rang de caselles que ocuparà una fila o una columna. Una matriu bidimensional ocuparà caselles en una o varies files o columnes. En introduir fórmules matricials en una casella o rang, s'han de seguir uns procediments especials per que Excel els distingeixi de les fórmules normals. Per introduir una fórmula normal s'ha de prémer la combinació de tecles "CTRL + Majúscules + Intro". Una fórmula matricial apareixerà sempre entre les claus.. Si la fórmula ocupa més d'una casella, per editar-la s'ha de seleccionar tot el rang. Si s'intenta modificar només una sola casella, Excel presentarà un missatge d'error. Les fórmules matricials no es poden moure, només es pot moure tot el rang complert de les fórmules matricials. No es pot esborrar una sola casella, s'ha d'eliminar tot el rang de caselles. No es poden inserir caselles noves dins del rang que ocupa una fórmula matricial. L'exemple anterior permet construir una fórmula per multiplicar una matriu vertical de cinc elements per una altre igual. El resultat serà una altre matriu vertical de cinc elements, degut a que Excel no pot situar més d'un valor en una única casella. Les fórmules matricials estaran representades sempre pels dos símbols "{ }" En l'exemple anterior cada casella del rang té la mateixa fórmula, el resultat ocupa cinc caselles y cada una conté el resultat de multiplicar l'element corresponent de la primera matriu per la segona.. Les matrius permeten treballar de forma molt més eficient, permet realitzar fórmules que d'una altra manera serien molt difícils de realitzar i ocupen menys memòria. Les matrius molt grans fan que els càlculs siguin molt més lents i dificulten la comprensió dels fulls de treball per altres usuaris. L'exemple anterior utilitza una quatre fórmules normals i una fórmula matricial, per crear aquesta fórmula s'han seguit les següents passes: 1- Seleccionar el rang de caselles D1:D3. 2- Introduir la funció "=RAIZ(A1:A3)" 3- Prémer "CTRL + Majúscules + Intro" per declarar la fórmula com matricial. L'exemple anterior està creat per fórmules normals per calcular la mitja de canvis produïts en els resultats de dos exàmens. L'última casella està creada per una fórmula matricial, permetent eliminar la necessitat d'utilitzar fórmules intermediàries. Una matriu constant es pot utilitzar en una fórmula matricial en lloc d'una referència a un rang de caselles. Les matrius constants poden ser unidi-mensionals. Les primeres poden ser horitzontals o verticals. Els elements d'una matriu unidimensional horitzontal estan separats pel símbol "; i els verticals estan separats pel símbol "\" La fórmula ={1;2;3;4} inserirà en quatre caselles seleccionades horitzontalment els següents números. La fórmula ={1;2;3;4\5;6;7;8\9;10;11;12} inserirà en les caselles seleccionades horitzontals i verticals els següents números. L'exemple ={Asturias"\"Madrid"\"Ciudad Real"\Galicia"\"Soria"\"Andalu-cía"} Aquesta fórmula inserirà en sis caselles seleccionades verticalment els noms. Si s'introdueix un nom de rang en les caselles i se seleccionen 6 caselles horitzontals i s'introdueix la matriu condicional "{=TRANSPONER(dades)}. La funció convertirà les dades en verticals a horitzontals i viceversa. L'exemple ={suma(largo(dades))} contarà la longitud de tots els noms del rang dades. Les fórmules matricials permeten realitzar operacions individuals amb els valors d'un rang, com si fossin els "Bucles" d'un llenguatge de programació. DADES EXTERNES Excel permet importar dades d'altres fonts, utilitzar fitxers de bases de dades externes i compartir dades amb altres aplicacions. Les opcions més utilitzades per importar dades en Excel són: 1- Copiar dades d'una altre aplicació amb el portapapers de Windows. 2- Importar fitxers creats amb altres aplicacions. El format de fitxer d'Excel utilitza l'extensió "XLS". Excel permet llegir altres formats per obrir qualsevol fitxer. Formats suportats per Excel: Text Delimitat per espais, tabuladors o comes. Lotus 1-2-3 Fitxers de full de càlcul Lotus 1-2-3 i les diferents versions (WKS,WK1, WK3 i "WK4). Quattro Pro (Dos) Fitxers del full de càlcul per Dos (WQ1, WQ2). Microsoft Works Fitxers de Microsoft Works 2.0. Dbase Fitxers de la base de dades Dbase (DBF) SYLK Fitxers del full de càlcul Microsoft Multiplan. Data Interchange Fitxers del full de càlcul Visicalc. Quattro Pro Fitxers del full de càlcul Quattro Pro per Windows (WB1, WB2). Per obrir fitxers cal utilitzar el menú "Archivo" opció "Abrir" i seleccionar el format de l'apartat "Tipo de Archivo". IMPORTAR DADES DEL PORTAPAPERS Per importar dades cal copiar les dades de la segona aplicació, aconseguint copiar-la al portapapers. Seguidament cal seleccionar Excel i enganxar la informació. Les aplicacions que es copien les dades és denominada aplicació d'origen i l'aplicació en la que s'enganxaran les dades és denominada aplicació de destí. 1- Activar la finestra del document origen. 2- Seleccionar la informació que es desitja copiar. 3- Utilitzar el menú "Edición" opció "Copiar". 4- Activar l'aplicació destí. 5- Marcar el lloc on es desitja introduir la informació. 6- Utilitzar el menú "Edición" opció "Pegar". IMPORTAR FITXERS DE TEXT Els fitxers de text només contenen dades i marcadors de fi de línia, sense cap tipus de format. Els fitxers poden ser de varis tipus: Delimitats: Utilitzen un caràcter per separar els camps dins de cada línia (comes, tabuladors o espais). No delimitats: No utilitzen cap caràcter per separar els camps, solen tenir una longitud definida. Per importar un fitxer de text a Excel, cal utilitzar el comandament "Abrir" del menú "Archivo" i seleccionar l'opció "Archivos de texto" en l'apartat "Tipo de archivo". Excel analitzarà el fitxer. Si el fitxer està delimitat, el procés es realitzarà de forma automàtica, però si no està delimitat o existeixen varies opcions a l'hora d'importar-lo, s'executarà l'assistent per la importació de text. ASSISTENT PER L'IMPORTACIÓ DE TEXT L'assistent intentarà convertir el text a columnes i ho realitzarà en tres fases diferents: 1ª FASE En aquesta fase es presentarà a la pantalla una presentació preliminar del fitxer. En l'apartat "Origen del archivo" es podrà indicar de quin tipus és el fitxer que es vol convertir, depèn del format del fitxer alguns caràcters no sortiran correctament. En l'apartat "Comenzar a importar en la fila", indicarem en quina fila es començarà a realitzar la conversió. En aquest cas es poden excloure els títols si no es desitgen convertir. L'apartat "Tipo de los datos originales" permet indicar el tipus de separació entre les columnes del text. 2ª FASE Aquest quadre variarà depenent de les opcions escollides en el quadre anterior. Sempre es pot retrocedir i tornar a realitzar modificacions per intentar millorar el text a convertir. La presentació preliminar permetrà veure en tot moment l'aspecte del text actual. "Separadores" Aquest apartat ens permet indicar com estan separades les columnes. "Considerar separadores consecutivos como uno solo" permet que Excel reconeixi dos caràcters separadors junts ",," com un de sól. "Calificador de texto" indica a Excel el caràcter utilitzat per encerclar el text de les columnes. 3ª FASE En aquest quadre es poden seleccionar les columnes individualment i definir el format a utilitzar. Una vegada realitzades les modificacions dels tres quadres el text es presentarà en pantalla. FITXERS DE BASES DE DADES EXTERNES Excel permet introduir informació d'una bases de dades i utilitzar-la utilitzant les eines pròpies d'Excel. De vegades només interessaran algunes dades que s'ajustaran a uns criteris determinats. Si es desitja realitzar una consulta en la base de dades i carregar en el full de càlcul només una part de les dades, l'aplicació "MS QUERY" d'Excel realitzarà aquestes tasques. Per comprovar si l'aplicació "Ms Query" està instal·lada cal seguir les següents passes: Activar un full de càlcul i seleccionar el menú "Datos". Si en aquest menú apareix el comandament "Importar datos", l'aplicació estarà instal·lada, però si no apareix en el menú caldrà accionar el menú "Herramientas" i escollir el comandament "Macros automáticas". Si en aquest quadre apareix l'opció "Macro automática para MS Query" caldrà activar-la. Si en aquest quadre no apareix aquesta opció caldrà activa el comandament "Examinar" i buscar el fitxer "xlquery.xla". Si aquest fitxer no està en el disc caldrà utilitzar el programa d'instal·lació d'Excel i afegir l'opció "Query". També caldre instal·lar les fonts de dades d'aquesta aplicació. Una de les avantatges d'aquesta aplicació és que ens permet carregar un fitxer extern d'una bases de dades (ex. Dbase) i utilitzar MS Query per importar només les dades que es desitgen utilitzar. UTILITZACIÓ DE MS QUERY Per executar aquesta aplicació cal crear un full de treball nou i escollir el comandament "Importar datos" del menú "Datos". S'executarà Ms Query. En executar-se apareixerà un quadre de diàleg el qual permetrà escollir l'origen de les dades que l'aplicació ha detectat. Per definir una llista nova cal seleccionar l'opció "Otro". En el següent quadre caldrà introduir un nom en la casella "Origen de los datos" i escollir l'opció "Nuevo". En el següent pas caldrà definir el controlador que haurà d'utilitzar Ms Query per llegir la informació externa. Caldrà seleccionar el mateix controlador que el programa corresponent a la base de dades externa. En el següent quadre es pot introduir diferents títols per definir el marcador, escollir la versió del programa utilitzat i seleccionar el directori on està ubicat el fitxer de la base de dades. Després caldrà prémer sobre l'opció "Aceptar" sobre tots el quadres anteriors i apareixerà un nou quadre en el qual podrem escollir el fitxer de les dades externes. Una vegada seleccionat el fitxer de les dades externes caldrà seleccionar els camps. En aquest pas caldrà afegir el camps desitjats en el quadre de les dades, aconseguint definir quins camps de la base de dades seran el que Excel inserirà en el seu full. Una vegada inserits tots els camps desitjats de la base de dades caldrà definir una sèrie de criteris per seleccionar els registres desitjats. Per definir els criteris de selecció caldrà utilitzar el menú "Ver" opció "Criterios" o utilitzar el botó "Ocultar mostrar criterios", aconseguint que apareixi un nou quadre a la pantalla. Per seleccionar el criteris caldrà seguir les següents pases: 1- Desplaçar el camp desitjat des de la llista de camps fins la primera columna de quadre de criteris. 2- Escriure el valor a buscar en la segona línia de la columna del camp especificat. 3- Desplaçar la resta dels camps desitjats en la resta de les columnes i incloure els valors de recerca a cada valor. Cal remarcar que es poden introduir més d'una dada de recerca en un camp. Una vegada que el criteris de selecció ja estan introduïts, caldrà executar la consulta. Per realitzar-ho s'haurà de escollir el menú "Registros" opció "Ejecutar consulta Ahora" o prémer sobre el botó del taulell de control amb el mateix nom. En el quadre de les dades es mostraran només aquelles dades que s'ajustin als criteris definits. L'últim pas serà enviar el resultat de la consulta al full de càlcul. Caldrà utilitzar el menú "Archivo", opció "Devolver datos a Microsoft Excel". Les dades seran incorporades a Excel i apareixerà un quadre nou en el full d'Excel, especificant varies opcions. En aquest quadre es podrà indicar si es vol conservar la definició de la consulta, Incloure els noms del camp, incloure els números de fila o incloure una contrasenya per utilitzar-la cada vegada que es desitgi realitzar la mateixa consulta. COMPLEMENTS DE MS QUERY Ms Query té bastants complements que permetran realitzar varies tasques. Actualitzar una consulta En obrir el full de treball contindrà les dades seleccionades, però amb el temps la base de dades podrà haver canviat. Per actualitzar les dades del full amb les de la base de dades no caldrà tornar a seleccionar la base, ja que Excel recordarà l'origen de la base de dades. Només caldrà situar el punter del ratolí sobre les dades del full de treball i escollir el menú "Datos" opció "Actualizar datos". Modificar un consulta Si es desitja realitzar modificacions en un consulta caldrà situar el punter del ratolí sobre les dades del full de treball y escollir el menú "Datos" opció "Importar datos". Apareixerà el quadre de diàleg "Importar datos externos" en el qual s'escollirà l'opció "Editar consulta". Tornarà a aparèixer l'aplicació Ms Query i es podrà escollir l'opció "Ocul-tar/mostrar los criterios" per realitzar les modificacions necessàries i després caldrà tornar a escollir l'opció "Devolver datos a Microsoft Excel". Afegir Criteris Per incloure un criteri nou caldrà situar el punter del ratolí sobre la llista del full de treball i escollir l'opció "Importar datos" del menú "Datos" i després escollir del quadre l'opció "Editar consulta". En l'aplicació Ms Query caldrà escollir el menú "Criterios" opció "Agregar criterios" i realitzar les modificacions oportunes. Guardar una consulta Si es desitja utilitzar una altre vegada la consulta, es pot utilitzar el menú "Archivo" opció "Guardar consulta". Per obrir-la caldrà utilitzar l'opció "Abrir consulta" del mateix menú. Ordenar dades Per ordenar les dades del quadre de dades caldrà seleccionar l'opció "Ordenar" les menú "Registros" o utilitzar els botons de la barra d'eines "Orden ascendente", "Orden descendente". COMPARTIR DADES AMB ALTRES APLICACIONS Les aplicacions de Windows estan dissenyades per treballar juntes i intercan-viar-se unes amb les altres. Apart d'importar fitxers i utilitzar el portapapers, existeixen altres opcions per transferir dades entre aplicacions Windows. 1- Crear una vincula, de forma que en modificar les dades de l'aplicació d'origen, s'actualitzaran les dades de l'aplicació de destí. 2- Afegir un objecte d'una aplicació en un document. Crear un vincle Consisteix en crear un vincle dinàmic entre les dades de les dos aplicacions especificades. Aquesta opció varia lleugerament depenent de les aplicacions. Les passes per crear un vincle dinàmic són les següents: 1- Activar la finestra d'aplicació d'origen que conté la informació que es desitja copiar. 2- Seleccionar la informació a copiar 3- Escollir el comandament "Copiar" del menú "Edición" en l'aplicació d'origen. La informació es copiarà al portapapers. 4- Activar l'aplicació de destí. 5- Definir el lloc en es desitja inserir la informació. 6- Seleccionar el comandament "Pegado especial" en l'aplicació de destí. 7- Pot presentar-se un quadre de diàleg per definir el tipus de vincle a realitzar. Copiar dades d'Excel a Word Utilitzar un processador de text i un full de càlcul és una de les combinacions d'aplicacions més normals. Una de les variacions que cal tenir en conte és quan la informació està en el portapapers i cal escollir en el comandament "Pegado especial" l'opció de "Pegar" o "Pegar con vínculos". "Pegar" sense vincles permet inserir dades al lloc de destí sense preocupar-se de les modificacions de les dades del lloc d'origen. "Pegar" amb vincles permet que les dades copiades al lloc de destí s'actualitzin en canviar la informació del lloc d'origen. INCRUSTAR OBJECTES Existeix una forma de compartir la informació entre aplicacions de Windows. Consisteix en incrustar un objecte en un document, aquesta aplicació és coneguda com "OLE" (Object Linking And Embedding). Permet inserir un objecte creat en una aplicació i utilitzar les eines d'edició de l'aplicació destí per modificar-lo en qualsevol moment. Existeixen varis tipus d'objectes OLE: 1- Document de text 2- Imatges o gràfics 3- Fitxers de só 4- Fitxers de vídeo La major part de les aplicacions Windows permeten l'utilització d'OLE. Un objecte es pot incrustar en un document de dos formes: 1- Utilitzar el comandament "Pegado especial" del menú "Edición". 2- Seleccionar el comandament "Objeto" del menú "Insertar". Incrustar un objecte d'Excel en un document de Word 1- Cal seleccionar el rang de caselles i copiar-lo "Copiar" al portapapers. 2- Seleccionar Word i escollir el lloc de destí. Escollir el comandament "Pegado especial" i escollir el objecte "Hoja de cálculo de Microsoft Excel". L'objecte enganxat no és una taula estàndard de Word i no està vinculada amb les dades d'Excel. Si es fa doble clic sobre l'objecte, els menús i barres d'eines de Word es substituiran per les d'Excel, de forma que es podrà editar utilitzant els comandaments d'Excel. Després caldrà prémer el botó del ratolí sobre el document de Word per tornar a la normalitat. Crear un document nou d'Excel en Word Es pot utilitzar quan es creen informes en els que és necessari inserir taules de valors que no estan en els fulls de càlcul. Cal escollir "Objeto" del menú "Insertar". Apareixerà en Word el quadre de diàleg en la qual es podrà escollir "Hoja de cálculo de Microsoft Excel". Word inserirà l'objecte i l'activarà automàticament. Es tindrà accés a tots els comandaments d'Excel, de forma que es podrà incloure dins de Word tota la informació desitjada d'Excel. Incrustar en Word un llibre de treball existent Caldrà escollir des de Word el comandament "Objeto" del menú "Insertar" i seleccionar la fitxa "Crear de un archivo". Caldrà escollir l'opció "Examinar" i localitzar el llibre de treball d'Excel. LLISTES Una llista es certa informació organitzada en forma de encapçalament de fila Text descriptiu) i una sèrie de files que contindran dades. Els encapçalaments de les llistes es reconeixen amb el nom de "Camps", i les files normalment amb el nom de "Registres". Excel té moltes eines que permetran treballar amb les llistes. Les operacions més normals que es realitzen són les següents: Introduir dades en la llista. Filtrar la llista per presentar només les dades que compleixin determinades condicions. Ordenar la llista. Inserir fórmules per calcular subtotals. DISSENYAR UNA LLISTA És convenient preparar la informació a l'hora de treballar amb llistes. Els següents consells permetran treballar amb molta més facilitat: Utilitzar títols que descriguin les dades. Cada una de les columnes haurà de tenir un tipus únic de dades. Es poden utilitzar fórmules per realitzar càlculs en altres camps del mateix registre. No es poden deixar files buides en la llista. Intentar que la llista estigui en un full de treball independent, i si es possible no utilitzar les columnes de la dreta de la llista. Utilitzar el comandament "Inmovilizar secciones" del menú "Ventana", per assegurar que els encapçalaments estan sempre visibles quan es tingui que desplaçar per la llista. Aplicar el format a columnes complertes per mantenir la consistència de la llista. INTRODUIR DADES EN UNA LLISTA Es poden introduir dades de tres formes diferents: 1- Manualment. 2- Important o copiant les dades d'una altre taula. 3- Utilitzant un quadre de diàleg. Excel per Windows 95 inclou dos elements que ens ajudaran a l'hora d'introduir dades: "Autocompletar" i la fitxa d'entrada de dades. "Autocompletar" permet escriure les primeres lletres d'un text en la casella i després de forma automàtica completarà l'entrada tinent en conte les altres caselles anteriors. Una altre forma es prémer sobre la casella el botó de la dreta i escollir l'opció "Elegir". Apareixerà una llista amb totes les entrades realitzades, es podrà escollir la paraula desitjada. La fitxa d'entrada permet introduir la informació de forma ordenada en forma de fitxa. Primer caldrà definir els encapçalaments de les columnes en la primera fila, caldrà seleccionar qualsevol casella dels encapçalaments i escollir l'opció "Ficha" del menú "Datos". En escollir aquesta opció apareixerà un quadre de diàleg que permetrà inserir les dades que es desitgin. Per desplaçar-se pels diferents quadres dels camps caldrà prémer la tecla del "Tabulador". La fitxa d'entrada permet realitzar altres tasques diferents de les de l'entrada de dades: Eliminar: Eliminar el registre presentat en el mateix moment. Restaurar: Restaura la informació editada. Buscar anterior: Presenta el registre enterior de la llista. Buscar siguiente: Presenta el següent registre de la llista. Criterios: Permet introduir un criteri per buscar els registres que s'ajusten al criteri. Cerrar: Tanca el quadre de diàleg i afegeix les dades noves. FILTRAR UNA LLISTA És el procés d'amagar totes les files de la llista a excepció de les que compleixen uns determinats criteris que s'han definit. Per filtrar una llista es poden utilitzar dues maneres diferents: 1- Utilitzant el filtre automàtic (per criteris simples) 2- Utilitzant el filtre avançat (per criteris complexes) Filtre automàtic Per filtrar automàticament una llista cal col·locar el punter del ratolí en qualsevol punt de la llista. Seleccionar el comandament "Filtro automático" situat en el submenu "Filtros" del menú "Datos". Excel analitzarà la llista i inserirà llistes desplegares en els diferents encapçalaments dels diferents camps. En prémer sobre la fletxa de la llista desplegable apareixeran tots els elements que estan continguts en la columna. En seleccionar-ne un d'ells Excel presentarà tots els registres que compleixin els mateixos elements. Una vegada que la llista estigui filtrada, la barra d'estat presentarà un missatge que indicarà quantes files s'han trobat. La fletxa canviarà de color per recordar que la llista està filtrada. La llista desplegable també conté els següents elements: Todos: Presenta tots els elements de la columna. Utilitzat per eliminar un filtre. Personalizar: Permet filtrar la llista segons varis elements. Vacios: Filtra la llista presentant els elements buits de la columna. No vacías: Filtra la llista presentant els elements no buits de la columna. Per presentar la llista complerta cal fer clic sobre la fletxa i escollir "Todos". Una altre opció podria ser seleccionar el comandament "Mostrar todo" que està situat en el submenú "Filtros" del menú "Datos". Per eliminar les fletxes i tornar a l'estat normal cal escollir el comandament "Filtro automático" del submenú "Filtros" del menú "Datos". Filtre automàtic amb les deu millors opcions És una de les novetats d' Excel per Windows 95. Perfet filtrar els valors numèrics i presentar els valors màxims i mínims. En realitzar el filtre automàtic i obrir amb el botó sobre la fletxa deslligable, apareixerà l'opció de "Las 10 más...". En escollir aquesta opció apareixerà un quadre de diàleg en la qual es podrà escollir el número màxims de valors a presentar en la pantalla, els elements que ha de presentar (Elements o tant per cent). També es podrà especificar si es desitja presentar els valors màxims o mínims. FILTRES AVANÇATS El primer pas avanç d'utilitzar un filtre avançat és definir un rang de criteris, un rang de caselles corresponents a un full de treball que ha de complir unes determinades condicions. El rang de criteris contindrà la informació que Excel utilitzarà per filtrar la llista i haurà de complir amb els següents requisits: - Tenir al menys dues files, sent la fila superior la que haurà de contindré els noms dels camps de la llista a filtrar. - La resta de les files contindran normalment els criteris que existeixin en el filtre. Encara que el rang de criteris es pot inserir en qualsevol punt del full, és sempre recomanable no situar-lo en les mateixes files de la llista. Normalment s'inserirà en les files inicials o al final de la llista, encara que al final pot ser perjudicial si la fila augmenta de grandària en introduir més dades. Per realitzar el filtre avançat caldrà inserir en el principi de la llista els noms dels camps que s'utilitzaran per realitzar la recerca. En la següent línia s'inseriran els valors de recerca corresponents al camp. Aquests valors aniran precedits pel valor de recerca "Y". En l'exemple anterior, el filtre buscarà els valors del mes "Ene" que el seu tipus sigui "Nuevo". Si se insereix més d'una línia, aquesta estarà vinculada pel valor "O" amb la línia d'inici. En l'exemple anterior Excel realitzarà una recerca dels valors del mes "Ene" "Y" que el seu tipus sigui "Nuevo" "O" el mes "Feb" i la quantitat superior a "10000". Dins de les dues línies precedirà el valor "Y" i les línies es vincularan mitjançant el valor "O". En l'exemple anterior en estar les dues línies amb un sol valor de recerca, el operador "Y" no s'utilitzarà i només actuarà el valor "O" de vinculació entre les dues línies. L'exemple presentarà tots els Comercials amb el nom de "Javier Alvarez" "O" "Nieves Utrilla". Una vegada introduïts els criteris caldrà utilitzar el menú "Datos" opció "Filtros", apartat "Filtros avanzados". Seguidament apareixerà un quadre de diàleg en el qual s'haurà d'introduir el rang de la llista, el rang dels criteris. També es podrà indicar si el filtre es realitzarà en la mateixa llista i s'inserirà en un altre lloc (en aquest cas caldrà especificar el rang de la seva col·locació. Si es desitja tornar a presentar tota la llista caldrà utilitzar el menú "Datos" opció "Filtros", apartat "Mostrar todo". Tipus de criteris Els tipus de criteris varies segons la informació continguda dins de la casella: - Text o valors: Realitzarà comparacions de valors o cadenes de caràcters, utilitzant operadors com "=",">",etc.. - Fórmules: Realitzarà comparacions que estaran basades en els càlculs pre-vis. Els diferents tipus de comparació utilitzats en aquests criteris són: = Igual a. > Major que. < Menor que >= Major o igual que. <= Menor o igual que. <> Diferent de. ORDENAR UNA LLISTA Excel permet ordenar les llistes de dades per poder visualitzar les dades millor. Per ordenar una llista de forma ascendent caldrà col·locar el punter del ratolí en la columna que es desitjarà ordenar i prémer el botó de la barra d'eines "Orden ascendente" o "Orden descendente". Si es desitja ordenar una llista per varies columnes caldrà utilitzar el menú "Datos" opció "Ordenar". El quadre de diàleg permetrà ordenar la llista per 3 criteris diferents. En cadascun dels criteris es podrà especificar quin dels camps es desitja ordenar. En cadascun dels camps es podrà realitzar l'ordenació independentment per l'ordre ascendent o descendent. Si en el quadre s'especifica l'opció "Existe fila de títulos" s'indicarà que els títols de la primera fila no seran ordenats. Si s'escull l'opció "Opciones", es podran seleccionar els següents comandaments: Orden del primer criterio: Quan s'ordena un llista, normalment es realitza per ordre numèric o alfabètic, però si es desitja es pot realitzar l'ordenació de les dades per una altre manera, per exemple si es tracta d'una columna amb els mesos de l'any, el més normal és que l'ordenació no sigui alfabètica. Excel té llistes personalitzades però es poden crear llistes noves: Dias (abreviatura): Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab, Dom. Dias: Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo. Meses (abreviatura): Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic. Meses: Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre. Coincidir mayúsculas / minúsculas: Fa que les majúscules apareixin abans que les minúscules. Orientación: Permet ordenar per columnes en lloc de per files. CREAR SUBTOTALS El comandament d'Excel "Subtotales" permet agilitzar automàticament la tasca pels càlculs dels subtotals de les llistes. Aquest comandament modificarà la llista i l'ordenarà pels grups especificats, afegint subtotals als camps especificats. Per poder utilitzar aquest comandament, cal que la llista estigui ordenada. Per inserir les fórmules automàticament cal situar el punter del ratolí sobre una casella de la llista i utilitzar el menú "Datos" opció "Subtotales". Aquest quadre de diàleg conté les següents opcions: Para cada cambio en: En aquest apartat apareixeran tots els noms dels camps i caldrà especificar el nom del camp que estigui ordenat. Usar función: Per escollir 11 funcions diferents. Agregar subtotal a: Cal especificar els camps que es desitgi incloure el subtotal. Reemplazar subtotates actuales: Si aquesta casella està activa, els subtotals existents seran reemplaçats pels nous. Salto de pàgina entre grupos: Si aquesta casella està activada, Excel afegirà un salt de pàgina després de cada subtotal. Resumen debajo de los datos: Si aquesta casella està activada, els subtotals s'inseriran sota els grups i si està desactivada, s'inseriran sobre. Eliminar todos: Eliminarà tots els subtotals de la llista. PROBLEMES EN UN FULL DE CÀLCUL Realitzar un canvi em un full pot donar lloc a errades en altres caselles. Alguns del problemes que es poden produir (una fórmula que dóna com a resultat una errada) es descobreixen de seguida, però hi ha altres errades que la seva detecció és molt més difícil. En la següent llista es presenten alguns dels problemes més normals entre els que es plantegen. - Resolució del problema mal plantejada. - Fórmula mal creada. - Fórmules que presenten errors. - Referències circulars. - Errors ortogràfics. - Fulls nous, que es desconeix el seu funcionament. Excel conté varies eines que ens ajudaran fàcilment a localitzar i corregir les errades. FINESTRA D'INFORMACIÓ És una finestra flotant que conté informació sobre la casella activa. El seu contingut no es pot modificar, només és una casella de lectura. En aquest full es visualitzarà tota la informació corresponent al full de treball i tota la informació referent a les caselles quedarà visualitzada aquí. Per fer que apareixi aquesta finestra cal seleccionar el comandament "Opciones" del menú "Herramientas". Cal activar la casella de verificació "Ventana de información" situada en la fitxa "Ver". Una altre opció és prémer sobre el botó "Mostrar ventana de información" de la barra d'eines "Auditoría". Si aquesta barra no apareix en la pantalla caldrà activar l'opció "Barra de herramientas" del menú "Ver". En activar aquesta opció la pantalla variarà i apareixerà el full d'informació. Aquest full ocuparà tota la pantalla, però es pot reduir i mantenir el full d'informació junt amb el full de treball. Si es desitja visualitzar més informació en el full, cal seleccionar del menú "Información" els següents comandaments: Celda: Presenta la referència de la casella. Fórmula: Si la casella conté un fórmula, es visualitzarà aquí. Formato: Presenta informació sobre el format de la casella: model, format de número, alineació, fonts, bordons i disseny. Protección: Indica si la casella està bloquejada o està amagada. Nombres: Presenta els noms que utilitza la casella, si aquesta forma part d'un rang el nom apareixerà en aquest full. Precedentes: Presenta les referències de les caselles precedents. (caselles que fan referència a la fórmula de la casella activa) Dependientes: Presenta les referències de les caselles dependents. (caselles que fan referència a la fórmula d'una casella activa) Nota: Si la casella activa conté alguna nota, aquesta es visualitzarà en el full. EINES D'AUDITORIA D'EXCEL Aquestes eines permeten presentar informació sobre tota la informació continguda en el full de treball. Els botons de la barra d'auditoria són els següents: Rastrear un nivel precedente: Dibuixa fletxes que indiquen les fórmules precedents (fórmules que fan referència a la casella activa en aquell moment. En prémer varies vegades sobre aquest botó presentarà més nivells. Quitar un nivel de precedentes: Elimina les fletxes de l'últim nivell de fórmules precedents. Rastrear un nivel dependiente: Dibuixa fletxes que indiquen les fórmules dependents. (fórmules que fan referència a una casella activa) Quitar un nivel dependiente: Elimina les fletxes de l'últim nivell de fórmules dependents. Quitar todas las flechas: Elimina totes les fletxes del full de treball. Rastrear este error: Dibuixa fletxes des de la casella que conté l'error a totes les caselles que el poden haver ocasionar. Els valors d'error d'Excel són els següents: #¡DIV/O! La fórmula està intentant dividir per zero. També apareix quan s'intenta dividir per una casella en blanc. #¿NOMBRE? La fórmula utilitza un nom que Excel no reconeix. #N/A La fórmula fa referència a un rang de caselles buides. #¡NULO! La fórmula utilitza la intersecció de dos rangs que no es poden creuar. #¡NUM! Existeix un problema amb un número. (exemple, s'ha introduït un número negatiu quan s'espera un número positiu. #¡REF! La fórmula fa referència a una casella que no és vàlida. #¡VALOR! La fórmula inclou un argument o operant incorrecte. Adjuntar nota: Presenta el quadre de diàleg notes, per poder introduir notes en la casella escollida. Mostrar ventana de información: Presenta la casella de informació, explicada anteriorment. CORRETGIR EL TEXT D'UN FULL DE TREBALL Excel conté una sèrie de comandaments per solucionar els problemes relacionats amb els valors no numèrics. Excel conté una eina utilitzada en la majoria dels programes de tractament de textos, per utilitzar-lo cal escollir el menú "Herramientas" opció "Ortografía", prémer sobre el botó de la barra d'eines "Revisar ortografía", o prémer la tecla "F7". La correcció ortogràfica dependrà del rang de caselles seleccionat, si és una sola casella es revisarà tot el full de treball, continguts de les caselles, notes, textos, d'objectes gràfics, encapçalaments i peus de pàgina. Si s'ha seleccionat un rang de caselles específic, només es revisarà aquest rang en concret. El quadre de diàleg ortografia funciona de forma similar al d'altres correctors ortogràfics. Si Excel troba una paraula desconeguda o no està ben escrita, presentarà una llista de sugeréncies. En el quadre es podran escollir les següents opcions: Ignorar: Ignora la paraula i segueix corregint la resta del full. Ignorar todas: Ignora la paraula de la casella i la mateixa paraula de totes les caselles del full de treball. Cambiar: Canvia la paraula per una altre escollida del quadre de diàleg. Cambiar todas: Canvia la paraula per l'escollida i realitza el mateix en tot el full de treball. Agregar: Afegeix la paraula al diccionari. Sugerir: Presenta una llista de paraules que podrien canviar-se per la seleccionada. Autocorrección: Afegeix la paraula incorrecta i la paraula correcta a la llista de paraules que han sigut corregides. AUTOCORRECCIÓ El comandament Autocorrecció és un dels nous elements que incorpora Excel per Windows 95. Corregeix de forma automàtica els típics errors que es produeixen al escriure. Aquest comandament treballa a partir d'una taula de paraules guardada en el menú "Herramientas" opció "Autocorrección". En aquest quadre de diàleg apareix un llista de paraules, les qual es substituiran per la paraula definida en la mateixa línia. Es poden introduir paraules noves, i amb el comandament "Reemplazar mientras se escribe", Excel substituirà la paraula incorrecta per la paraula definida en l'apartat "Con". També es pot especificar el comandament "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas", el qual corregirà una paraula amb dos caràcters seguits en majúscules. El comandament "Poner con mayúsculas los nombres de los días" inserirà en majúscules automàticament els noms del dies de la setmana. VISUALITZAR FÓRMULES Si es desitgen visualitzar les fórmules en lloc dels valors d'un full de treball, cal utilitzar el menú "Herramientas" opció "Opciones". Caldrà seleccionar la fitxa "Ver" i activar el comandament "Fórmulas". PERSONALITZAR LA BARRA D'EINES Excel conté més de 200 botons d'eines i 13 barres d'eines incorporades. No tots els botons estan en les barres i potser que molts botons de les barres d'eines no ens siguin de gran utilitat, per això es poden personalitzar. La personalització del botons consisteix en: - Eliminar botons de les barres d'eines. - Afegir botons a les barres d'eines. - Crear barres d'eines noves. - Canviar l'operació que realitzen el botons de les barres d'eines. - Modificar la imatge que ofereix un boto de la barra d'eines. Presentar o amagar barres d'eines Les barres d'eines es poden col·locar en els quatre laterals de la finestra d'Excel o ser flotants. Les flotants poden estar en qualsevol punt de la finestra, i la seva grandària es modificarà amb el simple desplaçament d'algun dels seus cantons. Per amargar-lo caldrà prémer sobre els botó "Cerrar". Quan la barra no és flotant rep el nom de barra fixa. Aquestes barres no tenen títol i la seva grandària no es pot modificar. Per moure una d'aquestes barres caldrà prémer el botó del ratolí sobre l'espai que hi ha entre els botons. Per convertir una barra fixa en una flotant, caldrà fer doble clic sobre la barra. El mateix per convertir-la de flotant a fixa. Donat que no totes les barres estan presents en la pantalla, caldrà utilitzar el menú "Ver" opció "Barra de herramientas", o prémer amb el botó dret del ratolí sobre una barra d'eines i fer aparèixer el menú conceptual, comandament "Barra de herramientas". En aquest quadre de diàleg apareixen totes les barres d'eines d'Excel, inclòs les barres d'eines creades pel propi usuari. En aquest quadre de diàleg es poden realitzar les següents funcions: Amagar o presentar qualsevol barra d'eines de la llista: Activant o desactivant el botó corresponent a la barra. Crear una nova barra d'eines: Caldrà introduir un nom nou en el quadre de text "Nombre de la barra" i prémer sobre el botó "Nuevo". Excel crearà una barra nova en la que es podran inserir botons. Restablir una barra d'eines incorporada: Restablirà una barra incorporada en la llista. Eliminar una barra d'eines: Seleccionar la barra d'eines i escollir el comandament "Eliminar". Canviar el color dels botons de la barra d'eines: Prémer sobre la casella de verificació "Botones en color". Canviar la grandària dels botons de la barra d'eines: Prémer sobre la casella de verificació "Botones grandes". Eliminar la informació sobre les eines: En prémer sobre aquesta casella, la informació de quadre desapareixerà. QUADRE DE DIÀLEG PERSONALIZAR Aquest quadre s'utilitza normalment per personalitzar les barres d'eines. Caldrà seleccionar el menú "Ver" opció "Barra de herramientas" , seleccionar una barra d'eines i escollir el comandament "Personalizar". Aquest quadre de diàleg contindrà tots els botons incorporats d'Excel, organitzats en 14 categories. En seleccionar una categoria apareixeran els seus botons corresponents. En prémer sobre un dels botons, apareixerà una descripció de la tasca que realitzarà el botó. CREACIÓ D'UNA BARRA D'EINES PERSONALITZADA Les passes per crear una barra d'eines personalitzada són les següents: 1- Seleccionar el comandament "Barra de herramientas" del menú "Ver". 2- Escriure un nom "Prova" en l'apartat "Cuadro de texto" i prémer sobre l'opció "Nuevo". Excel crearà una barra nova flotant i apareixerà el quadre de diàleg "Personalizar". 3- Prémer sobre una de les categories (Ex. Formato de texto), apareixeran els botons d'aquesta categoria. 4- Desplaçar els botons els botons desitjats a la barra nova. (Ex. Negrita, Cursiva, Alinear a la derecha, Centrar en la celda,alinear a la izquierda". 5- Escollir les categories restants i desplaçar els botons desitjats a la nova barra d'eines. 6- Organitzar els botons de la nova barra d'eines. 7- Prémer sobre el botó "Cerrar" del quadre de diàleg "Personalizar". COMBINAR LA IMATGE D'UN BOTÓ Excel permet modificar les imatges dels botons de les barres d'eines. Per crear una modificació caldrà seleccionar el quadre de diàleg "Barra de herramientas" i escollir una de les barres desitjades. Una vegada que la barra estigui en la pantalla caldrà prémer el botó dret del ratolí sobre el botó desitjat i escollir del menú conceptual l'opció "Personalizar". Quan el quadre de diàleg estigui a la pantalla, caldrà prémer el botó dret del ratolí sobre el botó desitjat i escollir el comandament "Editar imagen del botón". En aquest nou quadre es podrà realitzar l'edició personalitzada del botó fins haver crear un botó amb un disseny personalitzat. Intercanviar barres d'eines Si es desitja es poden intercanviar barres d'eines amb altres usuaris. Aquestes barres d'eines s'hauran de guardar en llibres de treball. Per realitzar-ho caldrà utilitzar el menú "Insertar" opció "Macro", apartat "Módulo". En haver creat un mòdul nou caldrà escollir el menú "Herramientas" opció "Adherir barras". Apareixerà un quadre de diàleg nou, el qual presentarà en l'apartat "Barras personalizadas" totes les barres dissenyades per l'usuari. Caldrà seleccionar la barra desitjada i escollir l'opció "Copiar". Automàticament quedarà guardat el menú en el mòdul, només caldrà guardar el llibre de treball en el disc. EDITOR DE MENÚS L'editor de menús permet afegir, eliminar o modificar elements del menú. Per utilitzar-lo cal accionar el botó "Editor de menús" de la barra d'eines "Visual Basic para Excel". Aquest quadre està dividit en varies parts. Per modificar un menú cal seleccionar-lo de la llista desplegable "Barras de menús". Al seleccionar una barra de menús, els seus menús apareixeran en el quadre de text "Elementos del menú". Amb els comandaments "Insertar", "Eliminar", "Restaurar todo" es podran realitzar les modificacions necessàries en tots el menús d'Excel. MACROS VBA Una macro és un programa que automatitza alguns aspectes d'Excel, de manera que l'usuari pot treballar de manera més eficient i amb menys errors. La macro pot ser utilitzada en qualsevol moment amb la simple execució d'un comandament. VBA llenguatge de macros d'Excel El llenguatge VBA va aparèixer per primera vegada en la versió 5.0 d'Excel. Anteriorment s'utilitzava un altre llenguatge denominat XLM, encara que el llenguatge VBA és molt més complert que l'anterior, XLM es segueix mantingent per raons de compatibilitat. Els codis VBA que formen una macro es guarden en llibres de treball d'Excel, dins de les fulles de mòdul VBA. Un llibre de treball pot contenir varis fulls de mòdul i cada un d'ells pot tenir vàries macros. Al gravar un macro VBA, Excel insereix un full de mòdul buit de forma automàtica. Per inserir un full manualment cal seleccionar el menú "Insertar" opció "Macro", apartat "Módulo". Els fulls de mòdul són bastant diferents al fulls de càlcul, la seva semblança és més a la d'un full de tractament de textos. Les macros VBA poden ser de dos tipus: Procediments Sub (Subrutines VBA) Procediments Function (Funcions VBA) Procediments Sub Són comandaments que poden ser executats tant per una altre macro com directament per l'usuari. Pot haver-hi varis en un full de mòdul. Aquests tipus de procediments comencen sempre per la paraula "Sub", seguit del nom de la macro i dos parèntesis. Després venen els codis del procediment i acaben amb l'expressió "End Sub". Existeixen varis procediments per utilitzar aquests procediments Sub. - Comandament "Macro" del menú "Herramientas" i seleccionar el nom del procediment. - Prémer una combinació de tecles (Si la té) - Utilitzar un altre procediment VBA. Procediments Function Les funcions VBA sempre presenten un únic valor. Es pot utilitzar tant en altres procediments VBA com en les fórmules del fulls de treball. Comencen amb la paraula "Function" i acaben amb la paraula "End Function". CREACIÓ DE MACROS VBA Existeixen dos formes de crear macros: - Utilitzar la gravadora de macros. - Escriure el codi VBA en un full de mòdul. Utilitzar la gravadora de macros La gravadora de macros d'Excel converteix les operacions realitzades en codi VBA. Per accedir-hi cal escollir el menú "Herramientas" opció "Grabar", comandament "Grabar nueva macro". Excel inserirà un nou full de mòdul en el que guardarà la macro realitzada. En acabar la tasca, caldrà escollir el comandament "Detener grabación" de l'apartat "Macro". En utilitzar la gravadora s'obté u procediment Sub, en el cas dels procediments Function no es pot utilitzar la gravadora. Gravar macros és molt útil, però si es desitja realitzar macros molt més complexes o crear una funció, caldrà introduir manualment els codi en el full de mòdul. Aquests full treballen com un editor de textos, és possible moures pel full, copiar, seleccionar, inserir text i realitzar totes les operacions normals d'aquests tipus d'aplicacions. El text d'un full de mòdul apareix de diferents colors, i permet distingir els diferents elements. (Paraules clau, comentaris, identificadors, errors de sintaxis) Exemple d'una gravació VBA 1- Introduir text o valor en una casella i seleccionar-la. 2- Seleccionar el comandament "Grabar nueva macro" del submenú "Grabar" del menú "Herramientas". Apareixerà el missatge "Grabar nueva macro". 3- Introduir un nom per la macro. 4- Escollir el comandament "Opciones" i comprovar que l'opció "Visual Basic" està activada. (Sistema VBA) 5- Escriure una descripció en l'apartat "Descripción" per fer referència a la macro realitzada. Escriure un nom en l'apartat "Elemento del menú herramientas" per aconseguir que apareixi en la barra d'eines amb aquest títol definit. 6- Prémer sobre l'opció "Aceptar", aconseguint que el quadre de diàleg desapareixi i apareixi una nova barra d'eines amb un sol botó anomenat "Detener grabación". 7- Seleccionar el comandament "Celdas" del menú "Formato" i escollir la fitxa "Fuentes". Escollir un tipus de lletra, format, grandària i color. Tancar el quadre de diàleg . 8- Una vegada finalitzada la macro, prémer sobre el botó "Detener la grabación". Una vegada finalitzada la macro, es crearà un mòdul nou amb tota la informació relacionada amb la macro programada. El següent text és l'exemple de la macro realitzada anteriorment. ' Formes Macro ' Macro gravada 20/08/96 por Pharmacia ' Sub Formes() With Selection.Font .Name = "Braggadocio" .FontStyle = "Regular" .Size = 12 .Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlNone .ColorIndex = 38 End With End Sub Una vegada finalitzada la macro, s'ha assignat un nou comandament al menú "Herramientas". Per provar-la cal caldrà escollir el comandament amb el mateix nom que la macro del menú "Herramientas". Una vegada creada la macro es pot modificar. Es podria tornar a crear la macro una altre vegada, però és millor editar-la des de el full de mòdul. ESCRIURE CODIS VBA Si es desitja crear macros complexes, la millor manera de realitzar-ho és l'introducció del codis VBA manualment, és a dir escriure el programa. Abans de començar a escriure els codis VBA, és convenient conèixer i entendre una sèrie de conceptes com objectes, mètodes, propietats, així com les construccions normals en programació. La millor manera de familiaritzar-se amb el llenguatge VBA és l'utilització de la gravadora de macros. Si es desitja conèixer millor el funcionament del llenguatge VBA és deixar visible el full de mòdul mentre està creant la gravació. La principal font d'informació del llenguatge VBA és l'ajuda conceptual. És un sistema complert i fàcil d'utilitzar. Quan es treballa amb un full de mòdul, cal situar el cursor sobre les propietats o objectes i prémer "F1". S'obrirà l'ajuda i apareixerà informació sobre la paraula en la que està situat el cursor. Examinador d'objectes Aquesta eina presenta una llista amb totes les propietats i mètodes de tots els objectes que es proven disponibles en Excel. Per utilitzar aquest quadre de diàleg cal escollir el full de mòdul i escollir el menú "Ver", opció "Examinador de objetos". La llista desplegable inclou tots els llibres de treball oberts més altres biblioteques d'informació. En escollir de l'apartat "Bibliotecas / Libros" l'opció "VBA" apareixerà informació referent a tots els comandaments d'aquest llenguatge de programació. VBA té incorporades eines de depuració, siguent el pannell d'execució una d'elles. Per accedir a aquest quadre de diàleg caldrà utilitzar el menú "Ver" opció "Ventana de depuración". La part superior d'aquest quadre conté dues fitxes: "Inspección" i "Ejecución". En seleccionar la fitxa d'inspecció es podrà introduir informació directament i visualitzar els resultats. QUADRES DE DIÀLEG PERSONALITZATS En algunes macros no fa falta que l'usuari introdueixi informació, però pot ser interessant que la macro ofereixi varies possibilitats. Encara que no és difícil crear quadres personalitzats, de vegades és molt més fàcil utilitzar les eines incorporades del llenguatge VBA per la creació de quadres personalitzats. Una vegada realitzada la funció en el full de mòdul caldrà prémer la tecla "F5" per executar-la o escollir el menú "Ejecutar" opció "Macro". Exemples de funcions InputBox: Aquesta funció presenta un missatge en un quadre de diàleg. La sintaxis és la següent: (InputBox [Títol],[Opció] Sub quadre() prova = InputBox("Això és una prova realitzada amb VBA", "hola com estàs") End Sub Aquest exemple presentarà un quadre de diàleg esperant que l'usuari intro-dueixi informació i després la guardarà en la variable Prova. MsgBox: Presenta un quadre de diàleg i espera que l'usuari escolleixi un botó i retorna el valor corresponent al botó escollit. Sub quadre2() MsgBox "Prem sobre Acceptar per continuar " End Sub Excel guarda els quadres de diàleg en els fulls de diàleg (un per full). En activar un full de diàleg apareixerà una barra d'eines amb els següents controls: Exemple de com crear un quadre de diàleg personalitzat 1- Inserir un full nou de diàleg. Menú "Insertar" opció "Macro" apartat "Diálogo". 2- Comprovar si la barra d'eines del quadre de diàleg està disponible, sinó cal escollir el menú "Ver" opció "Barra herramientas" apartat "Diálogo". 3- Escollir l'eina "Crear botón de opción" i seleccionar el lloc on crear el botó dins del quadre de diàleg. 4- Prémer dues vegades sobre el botó creat per canviar el nom del botó. Introduir el títol "Majúscules". 5- Crear dos botons més amb els noms de "Minúscules" i "Normal". 6- Seleccionar el botó "Cuadro de grupo" i seleccionar els tres botons creats anteriorment. 7- Canviar el nom del quadre de grup dels tres botons "Estil lletra". En executar la macro i aparèixer el quadre de diàleg la macro es detindrà fins que es tanqui el quadre de diàleg i després la macro continuarà el seu procediment. El comandament "Show" presentarà el valor de vertader si el quadre s'ha tancat amb el botó "D'acord" i falç si el quadre s'ha tancat amb el botó "Cancelar". Una vegada creat el quadre de diàleg es pot creat un full de mòdul i inserir una macro nova que faci referència amb el quadre de diàleg. Aquest podria ser un exemple de la macro realitzada en el full "Módul1". Sub tipuslletra() ' si el rang no ha sigut seleccionat sortirà If TypeName(Selection) <> "range" Then Exit Sub ' presenta el quadre de diàleg dboxok = DialogSheets("diálogo1").Show ' si s'escull cancelar sortirà If Not dboxok Then Exit Sub ' Majúscules If DialogSheets("diálogo1").OptionButtons("MAJÚSCULES").Value = x10n Then For Each cell In Selection cell.Value = UCase(cell.Value) Next cell End If 'Minúscules If DialogSheets("diálogo1").OptionButtons("MINÚSCULES").Value = x10n Then For Each cell In Selection cell.Value = LCase(cell.Value) Next cell End If 'Estil normal If DialogSheets("diálogo1").OptionButtons("NORMAL").Value = x10n Then For Each cell In Selection cell.Value = Application.Proper(cell.Value) Next cell End If End Sub quan la macro ja està creada, però no hi ha sistema per executar-la. Per aconseguir-ho cal activa el full de mòdul i seleccionar el comandament "Macro" del menú "Herramientas". S'aconseguirà incloure el nom de la macro en el menú d'eines. El pas final es comprovar que el conjunt format per la macro i el quadre de diàleg funciona correctament. Caldrà activar un full de càlcul i executar la macro amb el nom definit del menú "Herramientas". Si es desitja crear un botó dins del mateix full per executar una macro, cal utilitzar el menú "Ver" opció "Barra de herramientas" i activar la barra "Diálogo". En aparèixer aquest quadre es podrà escollir el tipus de boto (Ex. "Crear Botón"), situar el botó en un lloc del full de càlcul i assignar la macro desitjada a aquest botó.